学术界关于档案的定义还不统一。一般，档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。原始记录性是它的本质属性。我国古代的档案，在各个朝代有着不同的称谓。商代称为“册”，周代叫作“中”，秦汉称作“典籍”，汉魏以后谓之“文， 以下是为大家整理的关于档案编号5篇 , 供大家参考选择。
档案编号5篇
第一篇: 档案编号
档案归档编号方法
1 凡是归档文件上有自带编号的，档案管理员沿用原文件编号。
2 凡是归档文件上没有编号的，档案管理员则根据下表方法自行编号。
序号
档 案 范 围
文件编号方式
卷宗编号方式
1
公司对内发文（决定、规章制度及流程等）
NAPC-NW -2011-001
(公司缩写-内文-年份-序号)
NAPC-NW-2011
2
公司对外发文（申请与政府机
关批复、报告和说明等）
大西洋 字[2011]1号
(公司缩写-类别-年份-序号)
NAPC-WW-2011
3
公司接收的外部文件（行业标
准、流程或法规性文件）（没有自带编号的）
NAPC-SW -2011-001
(公司缩写-外文-年份-序号)
NAPC-SW-2011
4
部门发文（联系函、通知、申请与批复等）
NAPC-YYF-001-110101
(公司缩写-部门缩写.发文-序号-年月日)
NAPC-YYS-001-110101
(公司缩写-部门缩写.收文-序号-年月日)
部门缩写：技术部-JS
项目部-XM
采购部-CG
财务部-CW
预算部-YS
行政人事部-XR
例如：技术部发文
NAPC-JSF-001-110101
NAPC-YYF-W-2011
NAPC-YYS-W-2011
5
签订的合同或协议
DXYG2011001
DXYC2011001
DXYZ2011001
(公司缩写、合同类别、年份、序号)
G-工程合同，
C-采购合同
Z-综合合同
NAPC-HT-2011
6
会议纪要、记录
大西洋纪要[2011]1
大西洋纪要[2011]
7
部门会议纪要
大西洋部门纪要[2011]1
大西洋部门纪要[2011]
8
工程技术资料、计划、总结或预决算文件
NAPC-GSZL-001-110630
(公司缩写、公司资料、序号、年月日)
NAPC-YYZLF-001-110630
(公司缩写、部门缩写.资料发、序号、年月日)
NAPC-YYZLS-001-110630
(公司缩写、部门缩写.资料收、序号、年月日)
NAPC-GSZL
NAPC-YYZLF
NAPC-YYZLS
9
图纸接收、发放
NAPC-JSST-00001
(公司缩写、技术收图、序号)
NAPC-JSFT-00001
(公司缩写、技术发图、序号)
NAPC-JSCT-00001
(公司缩写、技术出图、序号)
NAPC-JSST
NAPC-JSFT
NAPC-JSCT
10
公司购买的各类软件或电子文件
NAPC-YY-R-2011-001
(公司缩写、部门缩写、软件缩写、年份、序号)
NAPC-YY-R-2011
11
重大公司活动或招待活动的文书、音像资
料、荣誉奖项和题赠性资料
NAPC-YY-Z-2011-001
(公司缩写、部门缩写、综合缩写、年份、序号)
NAPC-YY-Z-2011
12
公司采购的各类资产的使用说明书及维修
保养资料
NAPC-ZC -2011-001
(公司缩写、资产、年份、序号)
NAPC-ZC-2011
13
图书资料
NAPCTS2011-001
(公司缩写、图书缩写、年份、序号)
NAPC-TS-2011
14
公司各类证照、资质证书或许可证等
自带编号
“公司证照”或“项目”
15
人事档案
“姓名”或“工号”
“在职”和“离职”
16
财务档案
“档案类别”
“公司”和“年度”
1.技术服务合同编号方法：
1.1一级编码：根据项目名称分类，一级编号代码由二到四个大写字母表示，大写字母是项目名称汉字拼音的第一个声母。重大合同编号应由综合管理部对项目简称代码进行明确规定，并发布给各部门予以执行。
1.2二级编码：根据部门名称分类。根据部门名称分为“综合”、“人力”、“规划”、“技术”、“财务”，代码分别为ZH、RL、GH、JS、CW。
1.3 三级编码：根据合同签订先后顺序编流水号，在前三类的最小类范围内进行连续编号，编号代码为三位阿拉伯数字，从001自999分别连接至各二级代码之后;
1.4编号举例：
如公司签订的第一份技术服务合同，则其合同编码为： JSFW-JS-001
2.管理类合同编号方法：
2.1一级编码：部门代号。
2.2二级编码：相应编号按下列括号中汉字表示。
2.2.1.劳动合同（劳动）：包括所有劳动合同；
2.2.2.固定资产管理合同（资产）：包括固定资产（含办公用品）采购、维修、维护等合同；
2.2.3融资合同（融资）：包括借款合同或综合融资授信协议等合同；
2.2.4其他合同（其他）：包括不能归入任何项目的战略性合同、按揭合作协议、集团购买或工程款抵扣的商品房买卖合同、房屋租赁、公司设立、股权转让、委托薪金调查、培训、发布招聘广告、聘请法律顾问、商标申请代理等各种合同。
2.3三级编码：按签约年份分类，编号代码为年份的四位阿拉伯数字。
2.4四级编码：根据合同签订先后顺序编流水号，在前四级编码的最小类范围内进行连续编号，编号代码为四位阿拉伯数字，从0001自9999。
2.5编号举例：
人力资源部2004年第8份劳动合同，则编号为： RL-劳动-2004-0008
3.销售租赁类合同编号方法：
3.1一级编码：一级编号代码由“销售”二字汉字拼音的第一个声母大写字母表示。
3.2二级编码：同技术服务合同编号方法1.1。
3.3三级编码：根据销售产品的品名型号及编号表示。
档案整理、归档、立卷操作步骤
学校形成的各类档案是学校工作活动的真实历史记录，应实行统一集中管理。归档、立卷在具体操作中有以下步骤：
一、收集
1、收集范围：凡是记载和反映学校主要职能活动具有保存价值的各种类型（文书、教学、科技、财会文件材料等）各种形式（文字、图表、声像、实物等）的历史记录都应归档。
2、档案来源：
（1）上级来文：（主要是教育局来文）
（2）本级形成的文件、材料，主要有：①校长办公室；②教务、教研处；③政教处；④成职教；⑤共青团；⑥教育工会；⑦现代教育技术装备；⑧总务处等处室。
具体请看《庆元县中小学校档案归档范围和保管期限表》
二、整理
大家收集起来的文件很杂乱，往往无从下手，以前大家不管有价值、无价值都装订为一卷，即使有保存价值，其保存价值也不一样（有永久、30年、10年、备用之分），随意的拿些材料来就组成一卷，这样造成案卷庞杂臃肿，玉石不分，既不便于保管，也不便于查找利用。
整理步骤：
1、先用别针把一份一份文件，同一种表格别好，别搞乱了。同时注意把正文放上，底稿放下。另外没有标题的材料要做好记号，以免到时不知归到那里。如果是办公室统一组卷的话，收集时就注意，别把各个处室的文件材料放在一起，以免增加分类难度。
2、分清年度（或学年、届），把各年度或学年的文件材料分清，不要把各个年度文件材料混在一起，同时注意有的文件是有针对年的别看错了，如总结（哪年总结放哪年）、计划（那年计划放那年）、结案中（那年结案放那年）、会议（会议结束年）等。
3、分清级别。上级来文、本级发文、下级来文，分别分开。同时把上级有针对本校工作的文件分到本级文件、材料上来。
4、查文件材料是否齐全。对照发文薄、收文薄，查收发文是否全部归档。
5、区分归档与不归档文件。对照学校档案归档范围，把需要归档与不归档文件分开，然后把不归档立卷的文件材料剔除另放一处妥善保管。
6、确定保管期限。把归档文件对照学校档案保管期限表确定每份文件的保管期限（用铅笔在左上角做记号“永久、30年、10年”，同时注意同一个重大活动形成的材料应保持其文件材料完整性，确定保管期限时注意放在一起，如同一次会议的通知、时间安排等文件要与其它会议材料保持同一级保管期限）。
7、分出保管期限。把保管期限相同的档案分别分开来。
8、分类。把保管期限相同的同一类问题、同一次会议、同一种活动的文件材料分别分开。
9、把上级针对本校的工作的指示、批复、任免、决定等文件分别分开本级相应的问题中去。
10、分别把每个问题排列次序。通常的规则是：（1）对于密不可分的文件是：正文（转发文）排前原件排后；正（印）稿排前，底稿排后；正件排前附件排后；批复排前请示排后；重要文件的历次稿最后定稿排前，其他历次稿依次排后；重要的文件排前（相对而言，因为是一种保管期）。
三、组卷
组卷前先说明几点规定：
①上级来文除针对本校的工作外的有参考价值的文件全部作为备用由各处室组卷，留在各处室备用，不交综合档案室；
②学校下发到各处室的文件统一由办公室组卷，下发到各处室的文件各处室可以装成备用卷。
③各处室的工作总结、工作计划、大事记、规章制度、教师考核结果形成文件材料一式两份，交一份到校长办公室统一由办公室组卷，各处室留一份备用。
④其他文件、材料由各处室分别组卷。
组卷的一般方法：
年度（学年、一届）+保管期限+问题或年度+保管期限+机构。
①年度（学年、一届）注意不能混。根据学校特殊情况，可以根据具体问题选择，用年度、学年还是一届来组卷。例：教学档案有些问题要以学年为组卷时间时，即学年+保管期限+问题，有些问题要以一届学生形成的材料进行组卷，即：一届+保管期限+问题。例：学籍类中的新生录取名册、毕业生名册、毕业会考成绩、学生转学、休学、退学、复学登记册及有关证书存根、借读生审批材料等，就要求以一届学生的文件、材料组成一卷。
②问题：一卷可以一个问题或几个问题。文件材料多的就一个或两个问题组成一卷，文件材料少就几个问题组成一卷，但也不能太杂，同一个问题应该在同一卷（如果同一个问题文件材料很多，可以根据实际问题有规律的分成几卷，例如：学校与每个学生签订的协议书，可以一个班的文件材料组成一卷，也可以一个年段的文件材料组成一卷，但无论是一个问题或几个问题组成一卷，都要把同一问题、同一案件、同一会议形成的正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发文与原件、来文与复文都应立在同一卷。
如果一个处室形成的材料很少也可以用第二种方法（因一个处室形成的文件材料就是同一类问题），具体哪些内容组成一卷请参阅学校档案分类表。
12、卷内文件排列。如果一卷有几个问题，一定要一个问题排完了再排另外一个问题。
四、填写卷内目录，打页码（有字的页都要打页码）
顺序号：一件一个顺序号，用流水号1、2、3……表示。
责任者：以公章为准，几个单位联合发写立卷单位。
文件标题、文件题目。无题目按内容自议标题。
文号：指发文件上的发文号。
日期：发文时间。
页号：文件头所在页号。
五、装订（先去掉卷内金属物）
六、拟写案卷标题。
用纸条先拟写一个能揭示卷内文件内容和成份的标题，然后再写到卷皮上，以免写错。标题一般要标明卷内文件的作者、问题（主题、内容）、文种三个要素。作者不能写超过三个，超过三个的其他用“等”。主要作者写在前，它的字数一般在50个以内为宜，最多不超过80个字。案卷标题头不需空格。
标题中使用的标点符号是“、”。
作者与作者间，问题与问题间，文种与文种间用“、”号隔开。
例：庆元中学、县委、教育局等单位关于干部任免、技术职称、教职工转正、定级、晋升、调资、离退休、退职、伤亡等问题的批复、通知。
七、填写卷皮其他内容
八、编目：各股室自行用铅笔编一个流水号，以后交综合档案室统一编目。
九、抄写案卷目录
十、科技档案
参照分类方案表分类，装具用盒装（具体看组卷内容说明）
十一、会计档案
十二、照片档案、声像档案，实物档案。各处室先收集起来交到办公室，建立综合档案室时统一编目、组卷。其中照片档案办公室可以先组卷，组卷方法请看实例。学校照片档案大致可以分以下几类：
1、学校重要活动、县市以上领导视察本校等形成的照片；
2、毕业班合影；
3、获市以上的奖品、奖杯、奖旗、证书等实物照片；
4、文、体活动有代表性的照片；
5、重要教学活动的照片。
十三、建立各种台账
1、借阅档案登记薄； 2、利用效果登记薄；
3、调阅档案登记薄； 4、档案统计表；
5、移交清册。
2009、6
第二篇: 档案编号
档案编号规则
(1995年6月12日国家档案局批准,1995年10月1日起实施)
1、主题内容与适用范围
本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。
本标准适用于档案馆(室)编制档号。
2、术语
2．1 档号
档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。
2．2 全宗号
档案馆(室)给定每个全宗的代码。
2．3 案卷目录号
全宗内案卷所属目录的代码。
2．4 类别号
馆(室)藏档案类别的代码。
2．5 项目号
产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。
2．6 案卷号
案卷排列的顺序号。
2．7 件号
案卷内文件的顺序号。
2．8 页(张)号
案卷内文件每页(张)的顺序号。
2．9 代码
一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。
3、档号编制原则
3．1 唯一性原则
档案馆(室)内档案档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。
3．2 合理性原则
档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应。
3．3 稳定性原则
档号一经确定，一般不应随意改变。
3．4 扩充性原则
档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。
3．5 简单性原则
档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。
4、档号的结构
档号结构分为三种：
4．1 第一种结构为：
全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页(张)号。
即：×××× ……××× ××× ×××
全宗号 案卷目录号 案卷号件号 页(张)号
4．2 第二种结构为：全宗号——类别号——案卷号——件、页(张)号
即：×××× ××× ……n ××× ×××
全宗号 类别号 案卷号 件号、页(张)号
4．3 第三种结构为：类别号——项目号——案卷号——件、页(张号)
即：
××××…… n ×××… n ××× ×××
类别号 项目号 案卷号 件号、页(张)号
4．4 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下代码之间用“—”(短横)相隔。
4．5 件号、页(张)号可根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。
5、档号的编制方法
5．1 全宗号的编制方法
全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。
全宗号的格式是：
× ×××
全宗属类代码 全宗顺序号
5．1．1 全宗属类代码的编制方法
5．1．1．1 在一个档案馆内，全宗属类代码不应重复。
5．1．1．2 全宗属性单一的档案馆可以“0”作属类代码。
例一：某省档案馆藏新民主主义革命历史档案第13号全宗，标识为：“X013”。
例二：某市档案馆藏旧政权档案第4号全宗，标识为：“J004”。
例三：某县档案馆藏建国后档案第127号全宗，标识为“0127”。 例四：河北省档案馆藏原热河省第123号全宗，可识标为“R123”。例五：四川省档案馆藏已撤销的川东行署003号全宗，可标识为“D003”。
例六：中国第一历史档案馆藏明清档案第74号全宗，标识为“0074””
5．1．2 全宗顺序号的编制方法
5．1．2．1 全宗属类的各个全宗按排列次序流水编号。
5．1．2．2 在一个属类内不应有重复的全宗顺序号。
5．2 案卷目录号的编制方法
案卷目录号以三位阿伯数字标识。
5．2．1 案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置，可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。
5．2．2 每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足100时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。
5．2．3 在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。
5．3 类别号的编制方法
5．3．1 类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。
5．3．2 不同级位的类别之间可用间隔符“•”分开。不产生误解时，可省略间隔符。类别号一般不应超过三级。
5．3．3 在一个档案馆(室)内或一个全宗内，不应有重复的类别号。5．4 项目号的编制方法
项目号引用有关管理部门编制的项目代号。
5．5 案卷号的编制方法
5．5．1 案卷号用三位阿拉伯数字标识。
5．5．2 目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。
5．5．3 每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录；如一个案卷流水顺序号分登两个以上(含两个)案卷目录时应合并为一个目录号或目录分编相应数目的案卷流水号。
5．6 件号的编制方法
5．6．1 不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号。
5．6．2 件号用阿拉伯数字标识。
5．6．3 卷内文件按排列次序流水编号，不应有空号。
5．6．4 件号前必须同时列写案卷号及其以前各号。。
5．7 页(张)号的编制方法。
5．7．1 页(张)号用阿拉伯数字标识。
5．7．2 卷内文件各(页)张按排列次序流水编号。不应有空号。
第三篇: 档案编号
档案分类编号方法
为加强本行机关档案工作规范化、标准化建设，中国人民银行档案管理规定》（银办发[2004]259号），《机关档案工作业务建设》、《归档文件整理规则》等规定，结合本行档案工作实际情况，对本行形成的文书档案、会计档案、基建档案、声像档案、设备档案、实物档案分别制定了分类与编号方案：
一、? 文书档案
1、? 2001年前的文书档案，按保管期限——年度的方法进行分类，即：
永久????? 1997???? 1998·······2001
长期????? 1997???? 1998·······2001
短期????? 1997???? 1998·······2001
排列与编号：排列在同一保管期限，同一年度内，按机构排列顺序进行，同一机构按事由结合时间排列，编号在同一保管期限内采用年度大流水编号。
2、2002年（含2002年）以后的文书档案采用《归档文件整理规则》的方法，对归档文件以件为保管单位进行整理，采用年度——保管期限的方法进行分类，即：
2002年度?????????永久?????????
2002年度??????????? 长期
2002年度??????????? 短期
2003年度?????????永久
2003年度??????????? 长期
2003年度??????????? 短期
排列与编号：件与件的排列次序按事由结合时间的方法排列。归档文件在相同保管期限内采用年度小流水的方法进行编号。
二、会计档案
会计档案分类方法按年度——类型进行分类。
会计档案按类型分为会计凭证、会计账簿、会计报表、其他会计资料，设置分类号KJ，即：。
会计凭证——KJ-PZ
会计账簿——KJ-ZB
会计报表——KJ-BB
其他会计资料——KJ-QT
会计档案保管期限分永久和定期两种
排列与编号：会计凭证按会计科目结合时间顺序依次排列，编号采用年度小流水编号；会计账簿、会计报表、其他会计资料按类型——保管期限依照时间顺序依次排列，采用年度小流水混合编号，一个年度编制一个流水号。
三、? 基建档案
基建档案按工程项目进行分类，设置分类号JJ，即：
中国人民银行县支行办公楼??????????????????? JJ01
中国人民银行县支行宿舍楼??????????????????? JJ02
······
一个项目内基建材料按工程阶段组卷，即：依据性材料、基础性材料、工程设计、施工、监理、竣工验收的顺序组卷。
排列与编号：案卷排列按照工程阶段顺序结合保管期限（保管期限长的排在同一阶段其他材料的前面）进行，编号采用项目小流水。
四、? 声像档案
声像档案按载体形式——年度的方法进行分类，设置分类号SX，即：
照? 片（SX1）：1994、1995、······
录音带（SX2）：1994、1995、······
录像带（SX3）：1994、1995、······
磁? 盘（SX4）：1994、1995、······
光? 盘（SX5）：1994、1995、······
排列与编号：照片档案采用全宗号——保管期限代码（永久为Y、长期为C、短期为D）——张号进行编号。编号采用年度大流水编号方法。即在同一保管期限内照片排列从“1”开始顺序编号，下一年接着上一年的顺序继续编，在同一年度同一保管期限照片的排列按事由结合时间的顺序进行。
其他声像档案按事由结合时间、保管限期的方法进行排列，同一载体形式内采用年度大流水编号方法。
五、? 设备档案
设备档案按设备进行分类，设置分类号SB，即：
计算机——SB1
空?调——SB2
小汽车——SB3
办公设备——SB4
······
一套设备内材料按阶段进行组卷，即按外购设备开箱验收、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等顺序进行组卷。
排列与编号：一套设备内案卷排列按阶段进行，采用设备小流水的方法进行编号，一种设备编一个流水号。
六、? 实物档案
实物档案按类型——年度进行分类，设置分类号SW，即：
奖状证书类——SW1
奖牌奖杯类——SW2
锦旗类——SW3
排列与编号：同一种类型按事由结合时间顺序进行排列，采用年度大流水的方法进行编号。
第四篇: 档案编号
档案编号 □□ □□□ □□□申请“校精品社团活动” □ 是 □ 否
合肥工业大学大学生社团活动档案活 动 名 称：
主 办 社 团：
活动负责人：
活 动 类 别：
活 动 级 别：
填 写 时 间： 年 月 日
一、填写说明
一、此档案用于社团活动的立项、考评、经费报销和存档，活动主办社团务必认真填写，同时附详细活动方案一份；
二、封面上的“档案编号”为8位，其中第1—2位代表年份，第3—5位代表社团，第6—8位代表活动的序号。例如，在2006年校大学生社团联合会（代号为“001”）举办的第5个活动的档案编号为“06 001 005”；
三、“活动类别”栏可选填“思想教育与道德修养”、“社会实践与志愿服务”、“科技学术与创新创业”、“文学艺术与体育活动”、“技能培训及其他”。
四、“活动级别”栏可选填：国际与国家级、省部级、学校级、学院级。
五、此档案一式二份，复印有效。原件留社联存档，一份留社团保存。
二、社团活动审批注意事项
一、社团活动应在法律法规、校规校纪和各自《章程》所允许的范围内开展；
二、社团活动应具备可靠的安全性，对于活动中可能存在的风险和突发情况，社团应计划做好以下几点，方可批准通过：①制定详细可行的紧急预案；②在硬件设施、人员配备和药品准备上做好充分的保障；③对活动参加者进行充分的安全教育，并要求参加者签订《安全承诺书》和征得其父母的同意；
三、社团活动应注重实效性和可行性，重点考察以下几点：①活动内容积极健康；②活动形式应适合青年学生心理特征和认知方式；③避免与其他学生组织重复开展内容相似且水平相当的活动；④活动条件应具备足够的硬件、经费和人员等，活动时间应避开复习迎考和学校的其他重大活动，不得影响学校正常的教学、工作和生活秩序；
四、对于收费的社团活动，项目审批委员会应严格审核，维护会员的权益。对于收费性的培训活动，项目审批委员会还应重点考察培训内容和培训老师的资质。
五、社团活动的经费预算应本着节约的原则，在没有赞助资金的情况下，不允许设立高昂的奖金获奖品。
六、项目审批委员会务必详细了解社会企事业单位在社团活动中的参与情况。学校严禁社团活动参与商业活动和在校内进行商业宣传，但鼓励社团通过恰当的方式与企事业单位建立合作关系，为社团的发展争取更多的社会资源，对于商家赞助社团活动，应将《合同书》附在表后；
七、社团活动一经立项，“项目审批委员会”和“资格审评委员会”将各指派一位干部担任“联络员”，联络员的主要职责为负责该活动的考核、记录、公正、协调、信息反馈、资料归档等工作。
三、社团活动总结及档案归档注意事项
一、对于总结不认真的社团活动，社联有权不予办理经费审核及报销手续；
二、联络员指导各社团将尽可能多的档案进行数码化处理（如文字录入、图片扫描、给实物拍数码照片 等），并且将每年所有的电子版档案汇总，制作成光碟，以便长期保存；
三、“影像及文字资料归档目录”一栏由联络员填写，其中的“资料形式”一栏可以选填：照片、DV、文档、刊物、模型 等，“保存形式”一栏可选填纸质、电子版、光碟 等；
四、总结工作完成后，联络员应尽快通知宣传部前来浏览和挑选素材，便于宣传部更新网页；
五、经费审核及报销手续办理完毕后，联络员应将档案交给办公室保存；
六、办公室在保存档案时应注意按年度、按社团、按档案编号为顺序进行归档，每个社团设一个文件盒，并制作档案目录，确保归档清晰，以便随时调阅；
七、如社团需要将活动档案借出，办公室应予以配合，并做好记录，社团也应尽快归还档案（建议社团复印档案，并及时归还）；
四、社团活动经费审核及报销注意事项
一、所有社团活动必须经过工作总结后，方可办理经费审核及报销手续；
二、社团联合会的财务报销工作由经费审查委员会负责；
三、财务报销一律以发票为准，收据无效，当确实无法开具发票时，社团应提供收据，作为证明进行备案；
四、社团应在发票背面注明经费使用用途、审批人和经办人；
五、发票应具有出票单位公章，发票上的内容要真实完整，尤其是对购物名称、单价、数量、金额等信息的描述应当清晰具体，不得过于笼统；
六、发票上的大小写金额必须吻合，若金额有差错，必须由出示单位重开，涂改无效；
七、对于未经事先审批的经费，社团应及时向联络员和校团委进行补充审批，否则，联合会有权不予报销；
八、对于餐饮发票、手机缴费发票等与社团活动无关的票据一律不予报销，公交车IC卡充值发票与公交车票不得重复报销；
九、对于购买胶卷、照片冲印的发票，社团应先持照片和发票到校档案馆备案盖章后，方可报销；
一十、发票张贴应注意以下规范：①票据应张贴整齐，按照“上小下大”的要求有顺序的叠盖张贴（“上小下大”是指按照票据的面积大小为顺序张贴，将面积大的票据贴在下面，面积小的票据贴在上面）；②张贴发票应“从右向左”张贴（最先张贴的发票应贴在最右边，在向左缩进一段距离的位置张贴下一张发票，确保不覆盖和损毁下方票据的信息，示例如下）；③将票据按照“交通费用”和“其他费用”两类分开张贴；④发票和收据应当分开张贴
一十一、对于金额较小的报销项目，应尽量从社团自己的经费中支出；若社团自己的经费已用完或金额较大的报销项目，在事先经过校团委审批同意的前提下，可以将票据转交团委，从校团委经费中支出。
五、社团活动审批、记录、总结、核销、归档工作流程图
特别提示：请各社团和社团联合会有关干部务必仔细阅读《合肥工业大学大学生社团活动管理办法》、《合肥工业大学社团联合会财务报销制度》、《合肥工业大学社团宣传活动管理条例》等制度，尽可能避免工作失误。
第一部分 社团活动立项审批第二部分 社团活动实施情况记录和评价
第三部分 活动总结
第四部分 经费审核报销
第五篇: 档案编号
违纪档案编号：处分文件编号：
学生违纪处理登记表
违纪学生姓名：违纪学生学号：学生所在院（系）：（院系公章）平顶山学院学生处制
填写说明
本登记表应当在负责违纪学生处理的老师的监督下使用碳素墨
水或黑色水笔填写完成。
一、本登记表中违纪学生填写的注意事项违纪学生应当填写的内容有五部分为：
1、自我介绍一段应当准确详细地写出违纪学生的个人基本情况；2、违纪事实描述一段应当准确详细地把违纪的整个过程写出来，应当写清违纪时间、地点、当事人、事件，被学校通报的详细情况；3、对违纪行为认识一段应准确详细把违纪行为所违反的学校文件规定或国家法律法规的具体条款写出来，详细到第X章第X节第X条第X款；
4、今后怎么做一段要认真诚恳地把改正错误的具体实施计划和打算写出来，要写出努力奋斗的目标；
5、遵守校规校纪的承诺一段要对本人今后遵守国家法律法规和校规校纪做一名合格大学生和“有理想、有道德、有文化、有纪律”的四有新人作出郑重承诺；
本表所有涉及违纪学生签名的地方必须由违纪学生本人亲自签名摁手印（右手食指），手印摁在本人的签名上；
违纪学生填写内容应当做到字迹工整，不能有错别字，不能有涂涂
划划的现象，如本人写过后要求更改，则由违纪学生本人在更正的地方摁下手印。
二、本表中院（系）负责违纪学生事实调查、认定、处理和处分文件送达的老师（违纪学生的辅导员）填写注意事项
1、填写“违纪处理登记表封面”。应当认真核对违纪学生的姓名、学号，应当填写院（系）名称的全称，做到准确无误；
2、填写“违纪学生基本信息”。应当通过认真核对违纪学生档案资料等确保违纪学生基本情况填写准确无误，学生出生年月日以学生的身份证为准；家庭邮编和家庭住址要准确详细到县、乡、村、门牌号或街道委员会、小区、家属楼、单元、楼层、房间号；家庭电话栏必须填写，如违纪学生家没有固定电话，则填写其家长手机号码，如固定电话和手机均无，则填写其家庭住址最近的村委会或街道委员会或小区管委会的基层行政单位的常设办公电话，应当通过院系负责老师亲自拨打以确定电话号码的真实可用；父母姓名必须全部填写，如单亲或孤儿则填写违纪学生的法定监护人；
3、填写“院系认定学生违纪的类别、时间、地点、当事人和情节”。应当在指定位置粘贴违纪学生照片（应当是近期一寸免冠或入校时统一照的一寸照片、不准使用大头贴等艺术照片），并在照片右下角指定位置加盖院系公章（以骑缝章的形式）；在空白部分应当准确的写