李猷 曹迹涯
作为物资管理的重要业务环节，目前的物资履约单据系统存在单据无法自动分配、未实现与ERP系统及财务管控系统完全联通等问题。迫切需要借助信息化手段，加强数据的互联互通，实现单据电子化签署与流转，提高内外协同效率
作为物资管理的重要业务环节，目前的物资履约单据系统存在单据无法自动分配、未实现与ERP系统及财务管控系统完全联通等问题，迫切需要借助信息化手段，加强数据的互联互通，实现单据电子化签署与流转，提高内外协同效率。深化业务协同、推进物联应用、强化数据融合、提升主动服务、提高履约结算效率，通过信息系统深化应用工作的开展，建立顺畅、高效的闭环工作机制，促进信息化与业务的高度融合，最终实现现代（智慧）供应链体系的加速发展。
多项业务管理问题，让开展物资履约单据电子化迫在眉睫
物资履约单据工作是物资合同结算过程中的一项重要环节。一般来说，资金支付可以分为预付款、到货款、投运款、质保金四个阶段，每个阶段的资金结算均需要提供物资履约单据。按照合同约定和项目的实施情况，均需开展物资履约单据的收集、审验、付款申请、后续支付工作。
在物资履约单据工作开展过程中，存在凭证造假及结算人员“虚假入库”风险，同时由于供应商通常于月末集中办理业务，导致业务人员高峰期工作压力大，工作量严重不均衡，反而导致供应商等待时间长，业务管理问题亟待解决。同时，由于物资履约单据签署工作涉及部门众多，包括物资部门、项目单位、运行单位等，需要外部人员包括供应商、施工单位、监理单位人员等参与签署工作，使得纸质单据流转效率低，单据签署安全性缺乏保障。因此，开展物资履约单据电子化工作迫在眉睫。
物资履约单据电子化作为物资履约单据电子化的重要场景，能够深化业务协同、推进物联应用、强化数据融合、提升主动服务、提高履约结算效率，有效改善合同结算业务办理的周期长、成本高、规范差、效率低等业务痛点。可利用签名笔迹电子化技术和在线签章电子化技术建设物资履约单据电子化平台，确保单据流转规范、合法、安全，降低凭证造假及“虚假入库”风险，实现合同单据电子化传递、无纸化流转审批。
签名笔迹电子化。电子签名笔迹是一种手写的电子签名，在电子签名的适用场景下均可实用，电子签名笔迹往往代表了签署行为，表明当事人对相关事实的认可，达到身份认证的效果。电子签名笔迹目前已广泛应用于各种领域。在电力行业中流程审批一直是关键点，建立电子化签名笔迹可以有效提高各业务部门签署文件时的工作效率。
在线签章电子化。在电子文档上加盖电子印章，可以满足电子公文流转过程的信息完整性、合法性和不可抵赖性的需求。电子签章是以电子形式存在的印章，使用者可在电子文档上添加电子签章，达到纸质文档上同样的签章效果。与传统印章相比，电子签章不仅可证明文件签署人同意该文档所写全部内容，同时电子签章依附于电子文档并与之建立逻辑关联。一旦绑定内容发生变化，电子签章失效。同时，加盖电子签章的电子文档可对电子签章的真实性及其绑定内容的完整性进行验证并可查看签章用户身份。
打造平台、控制流程，实现物资履约单据电子化
物资履约单据电子化平台以交接、验收、投运、质保的数据为基础，通过签署流程控制，在完成签名笔迹电子化和在线签章电子化的基础上完成物资履约单据的内外网签署工作。物资履约单据电子化覆盖国网公司物资合同履约结算全流程，根据业务目标进行业务过程分解，包括物资货物交接单据、物资到货验收单据、物资投运单据、物资质保单据等。
物资货物交接单据。供应商送货到达现场后，需进行货物交割清点，办理货物交接单签署工作。供应商发货后，通过单据电子化工具在线生成货物交接单，其中合同信息、交接物资清单、预计发货及到货时间均由工具生成；
供应商线上完成对货物交接单的在线签署与盖章。随后由电子化工具在线流转货物交接单，对于直发现场的货物流转至项目管理部门专责，对于送到仓库的货物流转至物资部门仓储专责；
随后由项目管理部门专责或物资部门仓储专责在清点数量、验收外观合格后线上签署货物交接单。物资货物交接单据电子化签署流程如图1所示。
物资到货验收单据。货物交接完成后，需组织供应商、项目管理部门，进行物资开箱验收，办理到货验收单签署工作。与货物交接单一致，通过单据电子化工具在线生成到货验收单，其中合同信息、交接物资清单、预计发货及到货时间均由工具生成；
供应商线上完成对到货验收单的在线签署与盖章。随后由电子化工具在线流转到货验收单至施工单位现场管理人员、监理单位现场管理人员、项目管理部门专责、物资部门履约专责；
在现场对物资进行开箱验收，查验货物与随货资料是否符合合同要求，验收通过后，分别由施工、监理、项目、物资四方线上签署到货验收单。物资到货验收单据电子化签署流程如图2所示。
物资投运单据。工程投运后，需由物资履约人员发起，项目管理部门进行投运单签署工作。物资部门履约专责从项目管理部门获取物资投运信息后，在电子化工具中维护投运日期后生成投运单，其中合同信息、投运物资信息由工具生成；
随后投运单流转至项目管理部门，进行线上签署与盖章。
物资质保单据。物资质保到期后，需由物资履约人员发起，运行部门进行质保单签署工作。物资部门履约专责在电子化工具中选择质保已到期订单，在电子化工具中生成质保单，其中合同信息、质保物资信息由工具生成；
随后质保单流转至运行部门，进行线上签署与盖章。
从物资履约单据电子化入手，实现供应商“最多跑一次”
在智能供应链背景下开展物资供应链单据电子化的探索，从合同履约全流程物資履约单据入手，应用电子签名笔迹、电子签章技术，提高物资履约结算效率，强化内外部协同能力，提升物资管理水平，通过信息系统实现物资履约单据在线签署与流转，达到供应商办理到货款“最多跑一次”，办理投运款、质保款“一次都不跑”的目标。
在建成物资履约单据电子化后，可引导供应商在月初或月中适时发起业务办理需求，从而分担高峰期业务办理压力，在引入签名笔迹电子化和在线签章电子化后，亦可加快业务人员工作效率，从而降低供应商申请排队等待情况，降低高峰期内业务压力。
（作者李猷单位：新疆信息产业有限责任公司，作者曹迹涯单位：新疆首邦人力资源服务有限公司）
猜你喜欢专责签章单据新时代国有企业纪委履行监督专责的实践与思考科学与生活(2022年2期)2022-03-27浅谈国有企业纪委如何发挥好专责监督作用青年时代(2020年9期)2020-06-03第三方单据辨析中国外汇(2019年15期)2019-10-14汇票在信用证项下单据融资中的作用中国外汇(2019年7期)2019-07-13重视单据的寄送中国外汇(2016年20期)2016-12-28电子签章制作系统设计与开发研究山东工业技术(2016年10期)2016-06-14浅谈带有电子签章文件的归档黑龙江科学(2015年5期)2015-03-27专责护理对脊髓损伤患者便秘的影响中国当代医药(2015年10期)2015-03-01唛头导致单据“不清洁”?中国外汇(2015年11期)2015-02-02企业电子签章系统研究和实现浙江经济(2012年7期)2012-01-28