一、引言
随着信息技术的快速发展，丰富的信息资源逐渐朝着数字化和网络化的方向发展，各行各业也积极应用信息网络技术，顺应时代发展的趋势。档案管理信息化建设是利用数字技术及网络技术改变档案纸质化管理的模式，将档案信息转化为数字信息存储到数据库中。信息化建设中电子化档案的应用，既使得各部门员工拥有方便快捷的档案查阅权限，也使得管理部门能够获取提高业务能力的动力，通过信息化技术激发持续发展的活力，同时，档案管理能够为广大群众提供更加高效高质的档案服务。因此有必要对档案管理信息化建设面临的挑战和困难进行深入探究和讨论，继而使得档案管理工作能够拓展思路，寻求更科学、更适合的信息化建设手段。
二、档案管理信息化建设概述
（一）档案服务的内容
档案管理或称为档案工作，指的是用人单位或者档案馆对实体档案或者电子档案进行管理和提供档案服务的一项工作，用人单位所进行的档案管理工作是国家档案事业的一部分。档案管理工作具有一定的规范性和服务性，社会与经济在高速发展的进程中会产生多样的信息，将这些信息进行记录和归档储存，这样才能够更好地积累发展实际情况和经验。为了促进国家整体档案事业的高效发展，有必要对用人单位进行档案管理信息化建设，为社会经济、文化的发展增添动力。档案管理是一个体系，其可结合具体的业务情况选择相应的环节，并且档案管理系统及其组成部分还具备反馈功能，能够在实际的社会服务中为档案功能的发挥起到支持作用。
（二）档案管理信息化建设的具体要求
在新形势背景下，现代化发展成了档案工作升级发展的主要方向，档案信息化建设所取得的成果能够开发出信息化建设的有效路径，并给予用人单位现代化建设的启示，因此数字化档案工作具有极为重要的积极效用。第一，传统档案工作所应对的问题是杂乱、零散、大量或者孤本等情況，现代社会对档案工作提出了更高水平的要求，其需要扩大自身的积极应用，使得档案信息资源进行集中和系统化。信息化档案工作会逐渐形成独立开放的系统，并由计算机管理，进一步满足社会需求。第二，电子档案使得档案信息资源多样化，能够将实体档案信息资源进行有效的集合规划，使资源信息更加完整丰富，为群众提供更加独立和开放的档案资源体系。第三，档案管理信息化建设要创新档案利用服务模式，结合档案信息的实际情况进行部分档案资源的开放，促进用人单位的档案整理能力和共享性得到明显提升。第四，要提升档案安全性，档案信息化后期要建立信息化防护体系，全面提升档案风险应对能力。第五，档案管理信息化建设要求档案管理队伍现代化，要组建一批专业的信息化人才队伍，并提升所有人员的信息素养，现代化档案工作需要大量的复合型人才，档案部门要积极聘入和培养现代高技术人才，而档案工作人员也要具备自觉提高业务能力和知识层次的意识，既能够对计算机设备进行操作，还要成为档案信息电子化发展的助力者。
此外，档案管理信息化建设需要网络技术以及专业技术人才的支持，并且大量的电子化档案信息资源需要一个独立的储存数据库，需要建设开放性的查阅系统，在提供权限的基础上实现电子档案信息共享。档案信息化系统主要有五个部分，档案资源信息处理系统、档案信息接口系统、档案用户服务系统、档案管理和维护系统，档案信息化系统既能够促进档案资源数字化，也能够促进现代档案管理软件的开发，消除制约档案电子化的因素。
三、档案管理信息化建设的积极意义
（一）有利于优化资源配置，实现信息共享
实现档案管理信息化建设能够促进用人单位内部各项信息资源的优化配置，为了有效提高工作效率，应积极应用无纸化办公模式。电子档案模式的应用能够使得用人单位实现档案信息资源共享，同时还能够有效降低管理成本。信息化档案管理模式增强了用人单位各部门的协调性和配合度，尤其是档案管理部门能够与其他各个部门建立紧密联系，促进档案信息的有效利用。同时，档案信息从录入到审核以及储存都会通过计算机进行，进一步提升了档案管理工作效率。
（二）有利于提高档案信息查阅便利性
档案信息资源是支撑其档案服务的重要基础，信息化的档案管理既能够全面记录企业的档案资料变化，也能够提供更便利的档案阅览服务。在实际的档案管理工作中，信息化建设能够提高档案归档以及调阅的快捷性，也能够有效延长档案信息的保存期，使得用人单位的档案信息更加完整。通过计算机技术建立档案信息数据库，并设置关键词检索功能等，不仅能够实现对档案资源信息的集成化管理，还能够与单位其他信息进行共同动作的广域网工作模式，基于庞大的数据库进行全文档案信息检索，进一步提高档案信息查阅的便利性。
（三）有利于保障档案信息安全
信息化档案管理系统在建设的过程中，结合实际状况逐步建立一个安全稳定的防护系统，应用防火墙技术以及信息恢复技术加强对档案信息的保护和防御。档案管理信息化建设在档案信息传播效率和质量提升的同时，减少了很多传统实体档案查阅的步骤，在档案信息传播的过程中进一步升级防护系统，限制查阅的权限，能够针对网络黑客进行有效的防护工作，保障电子信息档案的安全性和完整性。
（四）有利于电子化档案管理标准的提高
档案管理信息化建设能够提升信息处理的效率和质量，同时数据分析技术也能为档案管理决策工作提供可靠的依据。用人单位能够使用计算机设备以及数据系统对各项工作情况快速进行档案记录和储存。档案信息化对于档案工作和档案工作者而言，既是机遇，又是挑战。从技术应用、系统设计到档案利用需求都在不断变化，这些都要求档案工作要加强与外部的交流与合作，寻求理念、制度、方法、手段等各方面的支持，从而促进档案管理标准的提升。
（五）有利于用人单位整体信息化建设的发展
随着信息技术的快速发展，用人单位开始积极开展档案信息化建设工作，各单位电子化档案建设工作积累的经验能够不断为其档案现代化发展提供参考。同时，档案管理工作的飞速发展还会促使企业建立一支专业的信息技术人才队伍，不断加快档案信息化建设。
四、现阶段档案管理信息化建设中的常见问题
（一）档案电子化意识薄弱，重视力度不足
首先，一些用人单位没有意识到转化电子档案的积极效用，仍然不具备电子化档案工作的基础条件，使得档案管理信息化建设速度较慢。其次，有些单位档案管理人员对数字化技术及软件的使用不熟练，无法做好档案管理信息化建设的衔接工作，并且缺少具备综合素质能力的档案管理人才。最后，信息化建设资源的分配不均问题也造成内部工作矛盾，制约了档案管理信息化工作。
（二）档案管理信息化技术应用成本高
档案管理信息化建设成本较高，不仅要应用成熟的信息技术、网络技术，还要结合自身的实际情况建立档案信息数据库以及档案归档和整合的软件或者系统，所以要聘用专业的信息技术人员。同时，档案信息资源的储存成本较高，一方面要对档案信息资源進行长期的储存，另一方面要提供档案信息检索工作，而传统的实体档案数字化转化所花费的人力成本和时间成本都比较高。
（三）档案管理模式亟待创新
现阶段，一部分用人单位仍然沿用传统纸质版档案管理模式，没有对档案管理模式进行创新，既使得档案系统软件与档案信息无法共融，也导致档案电子化工作缺少统一的标准，而部分企业档案管理处于过渡时期，不具备科学选择档案管理模式的经验，无法确保档案管理模式的安全性和保密性。因此，用人单位要结合自身实际业务，不仅着眼于更开放、更专业的档案信息管理系统，还要促进档案管理制度与标准适应性的提高。
（四）电子化档案信息更新效率较低
档案信息的更新频率极为重要，在开展相关业务时就会产生新的档案信息，要及时将这些信息进行归档处理，而现阶段一些单位电子档案信息的更新并不及时，无法在开展业务的时候实时记录数据信息，不仅影响相关业务的办理效率，也使档案管理工作无法适应时代的发展速度。因此必须及时有效地整理信息和储存信息，利用统一的档案信息管理软件将信息录入系统，快捷地编辑档案信息，规范开展电子化档案信息更新工作。
（五）档案信息利用率有待提高
目前档案信息利用率较低，同时，部分档案管理人员的责任意识较差，不仅增加了档案管理信息化建设的难度，而且阻碍了档案信息电子化工作的实践，不利于档案电子化工作实践经验的积累，进而导致档案信息资源的实用价值无法发挥出来。
五、加强档案管理信息化建设的具体策略
（一）构建现代化档案管理体系，加快信息化系统建设
用人单位要结合自身实际构建现代化统一的档案电子信息管理系统，快捷编辑和储存业务信息、会议信息以及人员信息等。首先，积极建设并完善信息设备配置，为档案管理和其他部门配备相应的计算机设施和网络等，实现档案电子信息的互调工作，也能够促进档案工作自动化功能的实现。其次，档案信息资源需要便捷可靠的储存系统，该系统需要具备统一的录入和管理标准，能使得各部门使用的档案分类方法和相关标准适应档案数据库管理模式。最后，要规划实体档案的电子化整理，并确保转化格式的统一性，为档案管理信息化建设奠定基础，加快信息化系统的建设。
（二）合理分配信息化建设资源，科学部署工作计划
对于纸质化的档案信息，必须派专门人员对档案信息进行归类整理，细化档案信息内容，为后续检索功能提供依据。另外，要能够应用先进的压缩技术压缩大量档案信息所占用的数据库空间，并结合不同档案利用者的需求建立检索系统，开发档案检索与利用的新方式，充分发挥档案管理信息化建设的积极作用。
（三）创新档案管理模式，完善档案管理制度
用人单位要积极创新档案电子化转化手段，既加快信息软件与档案管理标准的统一，也使得档案电子信息管理制度更加科学合理。首先，要积极提升档案工作人员的档案记录和管理意识，使每个员工在开展工作时都能够通过专门的系统进行档案的信息整理，使每个部门在实际的档案整理工作中适应档案信息管理软件系统，同时提高各部门与档案管理部门的配合程度。其次，用人单位要提供信息化培养机会，提高员工的信息素养，并进一步加强对数据化档案的管理，加强对电子数据档案的风险防范力度，制定有效的应对方案。
（四）突出信息化人才价值，组建专业信息人才队伍
首先，要聘用专业的信息技术人才，培养档案管理部门人员的信息素养，为组建专业信息人才队伍奠定基础。其次，要落实激励机制和保障机制，激发信息技术人才的工作积极性，推动档案管理信息化建设。再次，要加强与图书馆或者档案馆等单位的合作与交流，重点针对档案电子信息资源的管理规范进行研究和讨论，促进各单位档案业务基础条件的完善。最后，实现档案电子信息资源的科学化管理必须重视高级技术人才的作用，既要培养档案与信息技术的复合型高素质人才，也要提高档案工作人员的责任意识和现代化意识。
（五）提高档案信息更新频率和利用效率
现阶段，档案管理信息化建设的硬件设施与信息技术日渐成熟，一方面实现了档案信息的便捷储存和档案文件的有效管理，并促进单位内部信息的共享性发展。随着档案管理信息化建设日益规范和完善，档案使用价值也得到了逐步的提升。另一方面，各部门人员都能够通过权限检索和查阅相关的档案信息，同时电子档案也突破了传统档案使用方式的限制，能够更快速地提供档案服务，推动单位整体业务能力的提升。
六、结语
综上所述，档案信息管理工作为了提供更优质的档案管理服务，不仅对管理制度进行积极完善，更要优化人员及管理结构，顺应时代的发展创新档案管理模式。随着我国社会发展进入新时期，档案信息的生成模式发生了转变，档案管理系统也逐渐出现现代化管理的特征，因此为了满足现代化社会对档案电子信息资源的需求，各单位必须积极创新档案电子信息资源管理模式，组建复合型信息技术人才队伍，推动档案管理信息化建设更上新台阶，从而更好地为社会经济发展服务。
（作者简介：马捷男，女，本科，青海省药品检验检测院，助理馆员，研究方向：档案管理）
（责任编辑 肖亮宇）
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