饶劲松
【摘要】高校办公室作为服务窗口，关系到高校日常工作的各个环节，建设好高校办公室文化，是加快推进大学治理现代化和更好地为高校“双一流”建设服务的需要。矩阵管理模式下的高校办公室能够有效克服科层制模式所存在的问题，实现横向、纵向管理和服务的有机结合，具有沟通顺畅、配合密切、资源共享、优势互补、团队运行、机动灵活等优势。通过建立物质文化丰富、制度文化健全、行为文化生动和精神文化和谐的高校办公室文化，从而推动高校“双一流”建设。
【关键词】矩阵管理;高校办公室;文化建设
习近平总书记在党的十九大报告中指出：“文化是一个国家、一个民族的灵魂。文化兴国运兴，文化强民族强。”文化能为人民提供坚强的思想保证、强大的精神力量和丰润的道德滋养。新形势下加强文化建设对于坚定文化自信，实现中华民族伟大复兴的中国梦和培养担当民族复兴大任的时代新人具有十分重要的意义。高等教育的本质和规律决定了要创建世界一流大学，必须有一流的大学文化支撑。高校办公室文化是高校整体文化的重要组成部分，它作为一种组织文化，主要是指“办公室全体员工在履职和服务过程中逐步形成的共同价值观念、理想信念和行为准则，以及由此形成的管理模式和行为模式”。做好高校办公室文化建设有助于激发办公室成员的工作积极性，培养办公室成员责任心和创造力，增强办公室凝聚力，提升工作效率，从而更好地为高校“双一流”建设服务。
一、“双一流”高校办公室文化建设的现实意义
（一）建设好高校办公室文化，是加快推进大学治理现代化的迫切需要。“完善大学治理结构体系、推进大学治理能力现代化，既是推进国家治理体系现代化的根本要求，也是深化高等教育综合改革、推动高等教育现代化的迫切需要。”大学治理现代化应以提高治理效率为理念，遵循高等教育规律、教书育人规律和科学研究规律，谋求大学治理模式系统性转型，这是新时代中国大学推进内涵式发展、提升综合竞争力的内在需求。大学文化是实现大学治理现代化的隐性软实力，高校办公室在学校运转过程中起到了辅助决策、承上启下、协调左右、联系内外的作用，其文化建设是大学文化建设的重要一环，有利于实现高校办公室的有序高效运转，从而推动大学治理现代化。
（二）建设好高校办公室文化，是更好地为高校“双一流”建设服务的应有之义。教育部、财政部、国家发展改革委联合印发的《关于高等学校加快“双一流”建设的指导意见》指出，要“立足办学传统和现实定位，以社会主义核心价值观为引领，推动中华优秀教育文化的创造性转化和创新性发展，构造具有时代精神、风格鲜明的中国特色大学文化”。“双一流”建设要坚持立德树人主线，把全面提高人才培养质量，努力培养担当民族复兴大任的时代新人当作奋斗目标，就要把大学文化深度融入“三全育人”改革全过程。管理育人和服务育人是“三全育人”改革的重要内容，建设好高校办公室文化是提升管理和服务育人水平的直接推动力，从而更好地为高校“双一流”建设服务。
（三）建设好高校办公室文化，需要创新高校办公室管理模式。现有高校办公室以“一个科室一个科长”的科层制管理模式为主体，但在研究型办公室背景下，现有办公室科室职责多有交叉，成员间调整自由度不高，组织运行不够通畅，其科室设置已不适应实际工作的需要。办公室作为高校文化的一个展示平台，良好的管理和服务能够提高全体师生的凝聚力，据此要探索与时俱进的高校办公室管理模式，将“文化软实力”转化为办公室甚至是高校管理的“硬实力”，促进高校的可持续发展。
二、矩阵管理模式在“双一流”高校办公室文化建设的内涵分析
（一）矩阵管理模式的内涵。矩阵管理模式是通过建立系统结构来解决问题，进行管理和服务的创新型管理模式。该模式利用横向、纵向的管理方式，将来自不同职能部门的成员组成横向项目组，再与原有的纵向职能部门相结合，构建矩阵管理系统，利用成员间不同知识结构和不同专业技能来创造性地开展工作，加强不同维度结构成员之间的有效沟通，激发成员工作积极性，提高工作效率，提升管理和服务质量。矩阵管理模式纵向系统由职能分工构建而成，横向系统以项目划分构建而成，两种系统相互作用，共同完成管理和服务任务。
（二）矩阵管理模式下的高校办公室文化建设探索。纵观“双一流”建设高校办公室所有业务，总结起来主要集中为“承上启下”“协调左右”“参谋督办”“规范管理”4项职能。由于传统科层制模式下“双一流”高校办公室文化已经不适应实际工作的需要，为适应现代化大学治理体系下“双一流”高校研究型办公室的建设需求，探索进行矩阵管理模式改革势在必行。通过改革，进一步厘清职责、理顺职能，打破科室壁垒，组建纵向畅通、横向协调、内部顺展的新型工作团队，最大程度提升团队效能、激发个人潜能。具体来说就是，取消所有科室设置，保留干部级别，理清职责和职能，建立团队;减少层级，成员直接对分管副主任负责;发挥副主任的专业特点，审查其他团队的工作，或组建相关项目组。
三、矩阵管理模式應用在“双一流”高校办公室文化建设的优势
矩阵管理模式下的高校办公室能够有效克服科层制模式所存在的问题，实现横向、纵向管理和服务的有机结合。矩阵管理模式在“双一流”建设高校办公室的实际应用中具有以下优势：
（一）沟通顺畅，配合密切。在实行矩阵管理模式的高校办公室纵向结构中，取消所有科室设置，保留干部级别，建立业务组，理清职责和职能，层级扁平化，分工明确，具有清晰的业务线条，流程顺畅。横向结构中，组建不同工作项目组，由一名分管主任直接管理。通过纵横交错的矩阵管理结构，实现专业分工，来自不同业务组成员相互沟通，交流信息，密切配合，提升团队整体业务水平。
（二）资源共享，优势互补。矩阵管理模式下高校办公室的横向结构中，利用1人参加多个项目组、1个项目组拥有多位知识结构、专业技能各不相同的工作人员的“1+N”管理模式，在最大效能上发挥每位成员专长、最大程度上实现资源共享的基础上，促使不同业务组成员间的优势互补，达到团队整体运行效能最佳化。
（三）团队运行，机动灵活。实行矩阵管理模式的高校办公室，纵向业务组在工作过程中，按照业务组任务和要求来履行职责，保证业务组团队化运行。办公室不受科级干部职数的限制，可根据业务组工作量、工作性质，灵活调配人员，一个业务组可有多个正科级干部，也可不设正科级干部。横向项目组的成立与解散由项目的状态发生变更。项目组可以在最短时间内调配成员，提高工作效率，快速完成项目，对工作任务以及客观需求的变化比较容易适应。
四、基于矩阵管理模式的“双一流”高校办公室文化建设途径
“高校办公室作为服务窗口，具有政治服务、信息服务、智力服务、技术服务、生活服务、工作服务等功能，关系到学校日常工作的各个环节”，其文化建设需要经历探索、定型、深化和传承的过程。建立物质文化丰富、制度文化健全、行为文化生动和精神文化和谐的高校办公室文化对于高校“双一流”建设具有很大的推动作用。
（一）物质文化。“双一流”高校办公室物质文化建设，是高校办公室文化建设的基本保障。高校办公室物质文化主要包括办公设备等硬件设施、办公环境等人文内涵以及网络平台等内容。一是要保证办公经费的投入，为办公室工作人员配备充足的硬件设施，现代化的办公、信息设备可以帮助工作人员更加高效获取信息、提高工作效率。二是要加强办公室形象窗口建设。作为办公室服务工作的窗口，窗口建设（如导服台或服务大厅的建设）要坚持问题导向、以导服工作为中心，积极为不同来访人员服务，引导来访人员能够快速、高效、便捷地完成来访办公室事项。三是要注重人文环境的营造，要善于总结凝炼特色化文字，并结合橱窗、墙面等办公室物质载体，利用醒目的标语和丰富的内容来宣传学校和办公室的文化理念，帮助办公室成员形成共同的行为准则和价值规范。四是加强网络平台建设。网络平台作为办公室实体工作的有效延伸，在帮助全校师生全面、及时、有效地了解和掌握学校工作方面具有重要作用。大数据时代背景下，高校办公室要进一步推动自身网络平台建设，为师生提供更丰富的信息资源、更便捷的网上办公服务，切实提升网络信息化服务实效。
（二）制度文化。“双一流”高校办公室制度文化建设，是高校办公室文化建设的科学依据。基于矩阵管理模式的高校办公室文化建设是新时代背景下高校办公室面对新问题所进行的一种新尝试，做到“适时制定制度、不断完善制度、认真执行制度”对于完善管理显得尤为重要。一是要明确矩阵管理模式下各业务组、各组员的职责范围。矩阵管理将原有科室设置全部取消，意味着将原有岗位人员职责的取消而重新建立新的团队，各业务组中的组员直接向组长负责，这就需要重新明确和规范工作任务和工作职责，做到职责分明、权限清楚、分工明确，是有效实行矩阵管理的基础。二是实行过程动态管理，确保制度的稳定性与创新性相匹配。矩阵管理模式作为高校办公室的新型管理模式，需要其根据学校与办公室的实际情况，同时结合日常工作进行适应性调整，最终使其保持一个比较稳定却又是处于动态变化的制度管理模式。三是要严格执行各项制度，确保制度落到实处。要适时建立科学的激励管理、目标管理和评价管理机制，在办公室年度考核、奖先评优、绩效分配、干部推荐等制度建设和实际工作中，体现办公室文化，明确价值导向，激发办公室成员的积极性和创造性，切实发挥制度建设在办公室文化建设中的保证作用。
（三）行为文化。“双一流”高校办公室行为文化建设，是高校办公室文化建设的直接动力。“高校办公室行为文化主要指办公室工作人员在工作中所贡献的、有价值的、促进校园文化建设和学校发展的创造性活动”。一是重视学习，提升办公室成员业务素质。在研究型办公室背景下，探索形成规范化的学习培训制度、开展制度化的业务经验交流等活动，帮助办公室人员提升理论水平，要求办公室成员既学习历史知识，也学习现代知识，以此深化对中央精神和政策的理解，掌握高等教育发展最新形势和学校发展的时代坐标，为提升服务学校发展能力注入“源头活水”。二是坚持以党支部（下转第16页）（上接第11页）建设带动办公室文化建设，提升办公室组织战斗力。把“不忘初心、牢记使命”作为必修课、常修课，坚持以党的政治建设为统领，狠抓党支部建設，严格对标看齐，进一步完善党员教育培养机制，加强政治理论学习和业务知识学习，深入开展谈心谈话活动，提升办公室成员思想境界和综合素质。三是积极开展活动，营造办公室良好氛围。办公室可以结合自身特点和需求，开展公益活动、调研走访、文体等活动，既可以丰富办公室成员的生活，又可以让办公室成员在活动中增进感情，提升办公室凝聚力。
（四）精神文化。“双一流”高校办公室精神文化建设，是高校办公室文化建设的核心内容，也是物质文化建设、制度文化建设、行为文化建设的价值导向。精神文化要引领物质文化、制度文化、行为文化;物质文化、制度文化、行为文化要促进精神文化的形成与沉淀。矩阵模式管理下的办公室具有纵向畅通、横向协调、内部顺展的新特点，相较于传统固定的“科层制”来说，打破科室壁垒重新构建团队对于办公室内部文化建设提出了更高的挑战。高校办公室文化建设要以制度建设为基础，打造办公室特有的“12345”核心价值和精神文化，培养“1”份情怀、营造“2”种氛围、炼就“3”样能力、发挥“4”项职能、践行“5”个坚持，即：在办公室着力培养革命的浪漫主义情怀，营造“团结、紧张、严肃、活泼”的组织氛围和“创新思维、创意工作、创造典范”的工作氛围，炼就“站起来能说”“坐下来能写”“走出去能解决问题”的工作能力，发挥“承上启下”“协调左右”“参谋督办”“规范管理”的职能，以此对标来践行习近平总书记对办公室系统提出的“五个坚持”要求（忠诚、大局、负责、奉献、廉洁），以精神文化建设为引领，最大程度将人力、物力有效整合，进一步提升推动办公室的文化自觉，为高效协调规范运转提供有力的保障。
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