王银平,唐永兰,郭英莲
(武汉暴雨研究所 《暴雨灾害》编辑部，湖北 武汉 430205)
笔者在工作中发现，《暴雨灾害》自从成为“中国科技核心期刊”以来，其来稿数量大增，来稿质量参差不齐，不少明显不符合刊用标准的稿件在编辑初审环节就被退稿[1]。什么稿该退、如何退？能否退得让作者心悦诚服？针对类似问题，以往不少编辑同仁撰文从常见退稿原因与对策[2]、退稿人性化[3]、退稿程序公平性[4]以及退稿过程应注意的问题[5]等方面进行了有益探讨，均阐明了给作者致退稿函的必要性和重要性。笔者基于编辑初审环节，结合多年稿件评审实践，提出退稿函写作应遵循的原则和退稿范围，并结合具体案例分别对其退稿函的写作方法和语言表达问题进行剖析。
众多编辑同仁在谈及编辑的退稿工作时，都提出了树立理解作者、尊重作者和稳定作者队伍的意识，以诚相待，积极沟通，增加退稿函信息含量，掌握退稿艺术，退稿不退人等观点[2-3,6]。这些观点对指导编辑审稿工作实践具有重要意义。当前同类科技期刊竞争愈加激烈，优质稿源成为竞争焦点，编辑工作节奏明显加快，笔者认为，我们不仅要将上述观点具体落实到退稿函写作中，同时退稿函写作更应遵循效率优先、服务至上、公平是金三原则:(1)效率优先原则。强调退稿函写作要及时快捷，内容言简意赅，充分体现其专业性、针对性和可读性。(2)服务至上原则。要求编辑切实尊重作者及其智力劳动成果(科技论文)，坦诚相待，借助退稿函为作者提高科技论文写作能力和投稿命中率提供力所能及的帮助。(3)公平是金原则。强调以质论稿，坚持稿件质量面前人人平等[7]，退稿理由充分有据，退稿意见中肯务实，切实做到以理服人。
各刊来稿量、用稿量、退稿量不同，决定了其对稿件的选用尺度或标准不同，编辑在进入稿件初审环节之前，应当对哪些稿件必须退、哪些稿件可退可不退、哪些稿件可直接呈送专家外审心中有数。如《暴雨灾害》编辑部，就划定了编辑初审必退稿范围(不含存在学术不端问题或政治问题的稿件)，具体包括选题与期刊报道范围不符、查重超标、粗制滥造等6类稿件。下文针对6必退稿件，举例剖析其退稿函的写作方法与表达技巧。
2.1 选题与期刊报道范围不符稿
根据选题定位、读者定位和市场定位，各家科技期刊都设定了相应的征稿或报道范围，并常以“稿约”形式公诸于众，但这仍不能避免有些选题与期刊报道范围明显不符的“偏题”稿件投来[4]。对这类“偏题”稿件，编辑初审可在第一时间退稿，并附相应的退稿函。举例如下：
例1 ×××，您好！感谢对《暴雨灾害》的信任与支持。您撰写的《考虑降水量的水库调蓄能力预测算法》一文，本刊编辑已阅。就选题而言，该文不属于本刊报道范围。因此，建议您将其转投遥感监测类或地理信息类刊物。以后有合适的论文，欢迎继续投稿。
提请注意的是，《暴雨灾害》是一份专业性较强的学术期刊，主要刊登暴雨机理分析，暴雨的数值预报、数值试验、诊断研究、探测技术及应用，暴雨洪涝灾害和其他气象灾害(含暴雪、冰雹、台风、龙卷、雷暴、大雾等)的成因、预测与减灾对策，新理论、新资料、新方法在暴雨等天气及其灾害分析研究中应用方面的论文。若想了解本刊选题详情，请上网(http://www.byzh.org.cn)查询。
例1显示，此退稿函虽然文字不多，但至少包括4层意思: 首先，向作者礼节性致谢；
然后，给出具体退稿理由，同时期待作者继续惠稿；
第三，给出稿件后续处理建议(即转投他刊)，供作者参考；
第四，介绍本刊的性质和报道范围。此类退稿函宜写得言简意赅、有理有据、有情有意，尽可能让作者没有异议。
2.2 查重超标稿
21世纪以来，随着科技期刊编辑工作办公自动化不断普及，大多数期刊编辑部都采用了稿件采编系统，当作者通过采编系统在线投稿成功后，系统都会自动对其进行查重检测并给出该稿的相似度检测报告，这为稿件的编辑初审和退稿函写作提供了参考依据。根据编辑部确定的退稿相似比指标，只要稿件查重显示超标，责任编辑就可退稿并据此写出退稿函。举例如下：
例2 ×××，您好！感谢您对《暴雨灾害》出版工作的支持。对您的这篇论文(非综述类)，经查重检测超标，其相似比高达20.41% (见附件)，兹作退回处理。如果您愿意修改，可将该文的相似比降低到本刊规定的10%以下后再投。
另外，该文题名与正文内容不一致，题名是“××中北部一次暖区暴雨的演变及云微物理特征模拟研究”，而摘要和引言中则说要“对此次暖区暴雨天气过程的云微物理特征和动力机制进行研究”，两者存在明显差异。再者，该文所给出的研究结论与以往同类研究已得到的结论相比也无新意，对当前当地强天气预报业务指导性不强。
由例2可见，查重超标稿的退稿函内容相对简单，先向作者礼节性表示感谢，然后给出相似比值并附相似度检测报告即可；
但例2并未就此打住，在允许作者将稿件的相似比降低到期刊规定的上限后再投的同时，还指出了该稿存在的文题不一致、结论无新意问题，旨在尽可能帮助作者提高修改后的稿件质量。
2.3 粗制滥造稿
所谓粗制滥造稿，是指那些未加深思熟虑、毫无章法、不知所云、学术质量和写作质量双差稿。粗制滥造稿既可能出自科技论文写作新手或缺乏写作实践经验的一线科技人员之手，也可能出自功利性太强的谙熟科技论文写作者之手。前者是想写好但不会写，心有余而力不足；
后者是急功近利，摒弃社会责任，只图发表而急于求成。在编辑初审环节，粗制滥造稿必退无疑，但其退稿函写作要因人而异，分别举例如下：
例3 ×××，您好！感谢对《暴雨灾害》的信任与支持。您撰写的《基于防洪排涝设计的××市短历时暴雨雨型研究》一文，本刊编辑已审阅。该文选题虽好，但与已发表的同类研究论文相比缺乏新意，所得结论对当地防洪排涝设计指导性不强。至于此文需要做哪些修改才能达到本刊对录用稿件的要求，不是几句话能说清楚的，建议您从网上搜索下载几篇发表在气象类核心期刊上的同类研究论文仔细研读(如张鹭等人发表在《气象科技进展》2019年第3期的《南京市短历时暴雨雨型分析》一文)，从中借鉴他人的研究方法、写作思路以及论文结构安排、各部分内容选择、上下文逻辑关联、语言表达等方面的技巧。由于该文与本刊对发表论文的遴选要求尚有距离，建议您将此稿修改后再投或直接转投别的刊物。
例4 ×××，您好！感谢您对《暴雨灾害》的信任与支持，因本刊来稿量大、编辑部人手少，迟复，甚歉。您撰写的《一次热带低压伴随中尺度锋生的极端暴雨分析及预报启示》一文，本刊编辑已审阅。
该文的主要问题: 一是主题不明，不知该文想要研究什么。对这次台风造成的极端暴雨过程展开研究，无疑是一件很有意义的工作，但究竟选择什么角度来研究，则需要缜密思考，如作成因分析、预报分析、中尺度锋生分析等均可，但研究主题应集中、分析对象宜单一，并合理解释为什么要选择这次过程作这方面的分析。二是分析角度需斟酌。同一选题的论文，其分析角度不同，写法上自然会有很大区别。此类台风暴雨分析论文，多从当前台风暴雨实时业务预报需求和服务出发，重点一般放在导致暴雨的中尺度对流系统的结构与演变上。基于上述问题，建议您将此稿修改后再投或直接转投他刊。
例3、例4是分别写给科技论文写作新手和熟手的退稿函。对于新手，退稿意见不宜太具体，即使编辑事无巨细、娓娓道来，作者也不一定能理解消化，最好的办法是向其推荐可以学习借鉴的范文，如果作者是个有心人，自然会从中受益。对于熟手，退稿意见宜详尽明确，因为作者不是不会写，而是思想上重视不够，有投石问路或投机取巧之嫌，只要编辑能一针见血指出稿件问题症结，作者就会对本刊及编辑另眼相看，放弃“蒙混过关”的想法。
2.4 简单工作总结稿
对于大多数专业性学术期刊，一般只刊发专业性学术论文，不接收工作总结类稿件，尤其是简单工作总结,并将其归入必退稿范围。工作总结稿的退稿函，如果不期望作者作后续修改再投，其写作并不难，只需告知作者“此稿属工作总结，本刊只发专业性学术论文，与本刊报道范围不符，兹作退稿处理”即可。编辑实践证明，并非所有工作总结稿都无修改余地，其中有些工作总结稿只要经过写作形式和表达方式的转化，就可能写成一篇符合刊用要求的稿件。如果考虑作者作后续转化修改再投，对其退稿函的写作就提出了更高要求。举例如下：
例5 ×××，您好！感谢对《暴雨灾害》的信任与支持。因编辑部人手较少，迟复见谅。您撰写的《台风“莫兰蒂”暴雨预报技术分析》一文，选题尚好，但仅限于技术工作总结层面，未提升到学术研究高度，只能算是一份天气过程总结材料，与本刊只发表专业性学术论文的用稿原则不符。
仅从题名看，您的这篇稿件就不太像一篇学术论文，改为《××××技术在“莫兰蒂”台风暴雨预报中的应用研究》可能更好。但题名这么一改，整篇论文就得重新布局并调整分析和写作思路。此外，该文分析太简单，所得结论也缺乏学术价值或实用价值。
值得一提的是，学术论文不同于一般技术总结，不宜将教科书中已有原理和同行熟悉的知识、技术、方法、观点等大量复制到文中，只需突出本研究与其他同类研究不同特征和自己的独特认识即可；
另外，学术论文(非综述类)在层次结构安排(引言→资料与方法→结果与分析→结论与讨论→参考文献)、上下文逻辑关联、图表使用、参考文献著录、语言表达等方面均有一定要求。至于具体要求，几句话说不清楚，建议您从本刊网站或其他气象类核心期刊网站上搜索下载几篇已发表的同类研究论文仔细阅读，从中借鉴他人的研究思路和写作方法，尽量在技术总结的基础上写成学术论文投稿。如果您愿意将此稿修改成一篇学术论文再投，本刊表示欢迎；
当然，您也可直接将其转投别的刊物。
例5共分3段，如果仅以该稿“与本刊只发表专业性学术论文的用稿原则不符”的理由退稿，也无可厚非，退稿函只保留首段即可。如果希望作者作后续转化修改再投，就要给作者提出具体转化修改的意见或建议(见例5第2、3段内容)，这对编辑的专业知识储备和科技论文写作规范的把握无疑是极大考验。
2.5 写作不规范稿
有的作者投来的稿件写作太不规范，如格式不合要求、结构欠完整、层次安排不合理以及项目或要素缺失等；
编辑面对这类近似于粗制滥造的稿件，不可能在初审上花太多时间和精力，往往会迅速作出退稿决定，其退稿函写法及内容见例6：
例6 ×××，您好！感谢对《暴雨灾害》的信任与支持。您撰写的《××××××××》一文，本刊编辑已阅。该文写作内容和行文格式均很不规范，估计您在投稿前并未了解《暴雨灾害》的办刊宗旨和选题范围，也不清楚本刊对投稿论文的相关格式规范要求。就学术论文写作而言，讲究的是结构完整、要素齐备、表达严谨、上下文逻辑关系合理。如，非综述型论文的摘要、引言、资料与方法、结果与分析、结论与讨论等部分，写什么，怎么写，都有相应的要求。再如，图表的使用、参考文献的引用和著录等，也有相应的规则。具体要求和规则，不是几句话能说清楚的。同类研究论文近些年在气象类学术期刊上发表了不少，建议您上网搜一搜，下载几篇仔细读一读，看看别人是如何构思、分析、表达的。因此，建议您将此稿重新写规范了再投或直接转投别的刊物。
从例6中可见，此退稿函先向作者礼节性致谢，然后给出了该稿“写作内容和行文格式均很不规范”的退稿理由，接下来在指出该稿为什么写得很不规范的原因之后，从多个方面介绍了有关科技论文规范化写作要求，尽管此稿存在问题较多，作者要将其修改到发表水准难度很大，但仍希望作者能通过学习借鉴将此稿重新写规范了再投。
2.6 文字表达差稿
有的来稿在编辑初审环节就被退稿，原因并非其研究内容不好，而与作者不重视语言组织和文字表达有关，全文文字表达太差，如通篇口语化、晦涩难懂以及错别字、语意重复、用词不当、似是而非、逻辑混乱等表达失范或错误。对文字表达太差稿，虽然其直接的退稿原因是“文字表达太差”，但在退稿函中不宜直说，顾及作者的自尊心，还是采用作者“不重视语言组织和文字表达”的说法为好，例7便是。
例7 ×××，您好！感谢对《暴雨灾害》的信任与支持。因编辑部人手较少，迟复见谅！您撰写的《××××××××》一文，本刊编辑已阅。该文被退稿，原因并非其研究内容不好，而与您不重视语言组织和文字表达有关。略举数处: (1)“提高4个百分点”，这是口语，科技论文中不宜这么说，可改为“提高4%或0.04”。(2)“触发暴雨的热力、动力条件”之说令人费解，暴雨不是热力、动力条件触发的，其触发过程大致是: 边界层辐合线触发对流单体→对流单体在有利条件下形成中尺度对流系统(MCS)→MCS加强并维持→造成强降水(暴雨)。(3)“地形气流的机械强迫”，专业上查无此说，疑为“气流受地形强迫”。(4)“引发洪涝、滑坡、泥石流等地质灾害”中，洪涝不是地质灾害，应改为“山洪”。(5) 表1不知想说明什么，也不具自明性，需要重制。文中诸如此类的文字及表达问题还有不少，不一一列举。
值得注意的是，学术论文中，每节每段该说什么、怎么说，都应科学严谨、字斟句酌，无冗余，无歧义，不自相矛盾；
论文发表出来主要是给别人看的，如果只有作者自己明白、别人看不懂，这样的论文难以传播，也就失去了发表价值。至于此文如何修改才能达到本刊对录用稿件的要求，不是几句话能说清楚的，贵单位的×××做过较多类似的降水订正试验研究，建议将文章送给她看看，听听她的意见，也许她能帮您。
由例7中看到，退稿函中只说作者“不重视语言组织和文字表达”就退稿是不够的，还应当向作者提供“文字表达太差”的足够证据以及如何避免文字表达问题的注意事项；
否则，作者不会感到满意，甚至心生不快。例7列举了5条证据，涉及科技语言表达口语化、科学原理理解不透彻、专业术语误用、图表制作不规范等问题，具有一定的专业性和指导性。事后，此稿作者向本刊编辑反馈，非常认同退稿意见，并表示虽然稿件被退，但获得了一次难得并非常愉悦的投稿体验。
在当前同类科技期刊竞争愈加激烈、优质稿源成为竞争焦点的办刊环境下，退稿是一项事关科技期刊与编辑个体形象及期刊可持续发展的重要工作，退稿函则从一个侧面反映了编辑工作的质量和水平。退稿函写得好，既有利于期刊获得良好声誉、编辑树立良好形象，也有利于发现和培养更好更多的潜在作者，从而促使稿源不断丰富和优化、期刊不断在竞争中形成优势[8]。本文仅就编辑初审环节6类必退稿，以个案为例分别对其退稿函的写作方法和语言表达问题进行了剖析，但实际退稿函写作涉及问题远比本文案例分析内容要复杂得多，这就仍需广大科技期刊编辑仁者见仁，智者见智，不断思考和总结退稿函的写作要领和表达技巧，以便更好地发挥退稿函在争创品牌期刊和一流期刊中的作用。
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