管理是指一定组织中的管理者，通过实施计划、组织、领导、协调、控制等职能来协调他人的活动，使别人同自己一起实现既定目标的活动过程。是人类各种组织活动中最普通和最重要的一种活动。近百年来，人们把研究管理活动所形成的管理基本原理和方法，统称为管理学， 以下是为大家整理的关于电子档案管理方法和技巧6篇 , 供大家参考选择。
电子档案管理方法和技巧6篇
电子档案管理方法和技巧篇1
根据中央组织部《干部人事档案工作目标管理暂行办法》、《干部人事档案工作目标管理检查验收细则》和省委组织部《广东省干部人事档案工作目标管理达标升级办法》等文件要求，在市委组织部指导下，我部从2007年开始，全面开展干部人事档案达标工作。经过近三年的努力，干部人事档案管理工作经自评得分97.5分，达到干部人事档案二级管理目标的标准要求。现将有关工作情况向你部报告。 一、领导重视，强化责任 1．主要领导重视亲自抓，保证干部人事档案达标升级工作顺利实施。把干部人事档案达标升级工作作为单位规范化建设的一项重要内容来抓，成立以县委常委、组织部长为组长的干部人事档案工作目标管理领导小组，落实一名分管副部长具体抓，配备一名专职的人事档案工作人员和一名兼职的人事档案工作人员。领导小组成立后，多次召开干部人事档案工作会议，加强了对干部人事档案目标管理工作的领导和协调，宣传干部人事档案材料的重要性，明确各单位的干部人事档案材料补缺任务和补缺时间，要求各单位要以对党负责、对干部负责的态度，做好干部人事档案材料补缺工作，使档案材料补缺工作得以全面完成，保证干部人事档案目标管理工作的顺利和深入开展。 2．分管领导严格要求，奠定干部人事档案达标升级工作扎实基础。分管干部人事档案的部领导意识强，对干部人事档案工作严格要求，每月听取干部人事档案达标升级工作情况汇报，切实解决干部人事档案工作中的实际问题，提出下一阶段工作要求；并亲自与县直相关单位协调，抽调6名干部到档案室参加干部人事档案整理工作。 3．管档干部履职专责，确保干部人事档案达标升级稳步推进。我部注重干部人事档案管理干部的相对稳定性和工作延续性。对管档干部做到先培训后上岗，不定期参加上级组织、人事部门组织的业务学习和培训；工作上实行专职专责，一般情况下不抽调参与其他工作和不进行轮岗交流；对工作取得一定成效的予以提拔使用，使干部人事档案管理干部工作有冲劲，能认真学习相关业务知识，履职尽责做好工作，积极主动研究探索干部人事档案工作中的新情况、新问题，认真制定好干部人事档案5年发展规划和每年，严格按照规划目标和年度实施。 二、加强建设，规范管理 1. 健全制度，确保干部人事档案工作规范化。我部认真履行干部人事档案管理部门十项职责，完善和健全了查(借)阅制度、收集制度、鉴别归档制度、转递制度、检查核对制度、保管保密制度、管理人员制度、送交档案材料归档制度等八项制度建设，并严格执行有关制度，坚持按制度办事，使档案材料的建立和管理工作有章可循、有据可依，实现了制度化、规范化管理。 2．加强硬件建设，确保干部人事档案做到安全管护。在办公场所紧张的情况下，我部争取县委的大力支持，专门安排了118.97平方米的办公场所作为档案库，完善了“一库三室”；把干部人事档案工作所需经费列入部的财务计划，积极向上级争取资金支持，投入了20多万元，按照一级档案库的标准进行了装修，购置了配套设备设施:更新一批档案盒、档案皮、分类纸；安装灭火器、空调机、排气扇、抽湿机、温湿度表等相关设施，防盗、防火、防潮、防蛀、防光、防高温等“六防”措施得到有效的落实；此外，还按规定专门为档案室配置了切纸机、打孔机、复印机以及灭菌杀虫机等设备，使档案的保管与保护工作得到有效加强。 3.集中管理，提升干部人事档案安全和质量。我部针对各镇、县直各单位档案室硬件设施不完备、档案管理不够规范的情况，今年已对全县管理公务员人事档案50卷以下的单位的公务员人事档案，全部收归我部档案室集中代管，对管理公务员人事档案50卷以上的单位（县公安局、县财政局），我部专门派出工作人员对单位档案库和档案管理情况进行检查，对不符合要求的提出了整改要求和整改时限，并实行跟踪管理。 4.动态管理，确保干部人事档案规范转递和合理利用。为了使管理走上规范化、制度化的轨道，我部制定了《查(借)阅干部档案制度》，严格按查(借)阅制度提供利用，凭查(借)阅档案审批表查阅或借阅档案，并办理登记手续。档案一般不借出，特殊情况要借出，须经部领导批准，且规定借期不超过15天。转递的档案填写转递材料通知单，造册登记，并通过机要交通转递或派专人送取，调动人员的档案及时转出，接收新档案及时退回回执。此外，配备了专用电脑、扫描仪和打印机，把所管辖的副科级以上的干部人事档案的有关信息全部录入电脑，档案信息查询、检索迅速，档案员利用信息数据对干部队伍进行统计分析方便快捷，能较好好地为领导提供信息和决策依据。 三、认真组织，确保达标 1.加强归档和整理，确保干部人事档案符合有关要求。为了做好归档和整理工作，把好装订整理质量关，我部重点抓了几方面工作。一是把好参加整理档案同志的业务培训关。集中参加档案整理的人员学习如何分类、如何辨别材料，并具体操作示范，严格要求参加整理档案的同志必须树立质量第一的思想，时间服从质量，并由一名熟悉业务的同志进行复查，把好分类准确的质量关。二是把好目录打印关。由2名熟悉电脑且责任心比较强的同志专门负责目录打印工作。三是把好装订关。由一名责任心强、认真细致的同志专门进行装订工作，使档案装订规范，做到四面整齐。四是把好入库关。对已整理装订完毕的档案逐本验收入库，发现不符合要求的，翻工重新整理。通过干部人事档案的整理，达到了材料齐全、分类准确、编排有序、加工合理、目录清楚、装订整齐、新型档案夹和目录纸用品符合有关要求。 2.加强自查自纠，确保干部人事档案材料的真实性和完备性。从20xx年开始，我部从县直有关单位抽调6名思想素质好，责任心强的组织人事干部，按照标准对每一个干部人事档案认真地进行查漏补缺，本着对每一个干部负责的态度，坚持实事求是的原则，严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》，对收集到的每一份材料进行严格的审查鉴别，做到手续完备，组织上形成的材料有形成材料的时间和组织印章，个人撰写的材料有形成时间和本人签名;对不属于干部人事档案归档范围的材料及时转递或按有关规定销毁，力求使每份干部人事档案材料达到完整、真实、符合规定;对所欠缺的材料逐一登记进行追收及严格把关，确保每一份材料的真实性、完备性，目前共追收欠缺材料800多份。 3. 加强联系，及时领会和执行上级的有关政策，自觉接受上级的监督、检查和指导。我部能按时参加上级部门召开的有关会议、学习有关的文件，认真领会和贯彻执行上级部门对干部人事档案工作的有关精神和要求，积极派人参加上级部门安排的各种学习培训。加强与上级部门联系，每半年向上级部门报告一次工作情况，平时与上级部门的业务人员加强沟通联系，经常向上级部门的业务人员请教工作过程中遇到的各种困难和问题，并邀请上级部门的领导和业务人员前来检查指导。 4. 加强业务指导，确保全县干部人事档案工作总体水平有明显的提高。加强干部人事档案管理干部的培训工作，狠抓干部人事档案信息管理建设，对干部人事档案管理干部严格要求，每年结合组织工作会议对干部人事档案管理干部进行一次思想的教育和业务知识的培训。平时经常深入各镇、县直各单位进行干部人事档案工作检查和指导，对存在的问题提出建议和要求，对个别素质较低的管理人员建议有关单位进行调整，使全县干部人事档案管理工作有明显的提高。 几年来，我县的干部人事档案管理工作，在各级领导的关心和支持下，在上级组织部门的帮助和具体指导下取得了一定成绩，但离上级的要求还有一定的距离。今后，我部将更加注重干部人事档案工作，继续加大人力、物力、财力、精力的投入，加强对干部人事档案干部的培训，切实抓好本部干部人事档案工作和对各单位干部人事档案工作进行业务指导，在完成全县科级干部人事档案整理的基础上，加大力度对全县公务员的人事档案进行规范化整理和信息化管理，更好地保障干部人事档案的安全性和完整性、真实性，发挥干部人事档案在干部管理中的重要作用，努力向干部人事档案管理达到更高级别的目标而努力奋斗。
干部人事档案管理总结
电子档案管理方法和技巧篇2
电子会计档案管理作者：王慧来源：《现代企业文化》2019年第30期
中图分类号：F230 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）10-130-01
摘 要 近年来，随着社会信息化水平的提升，会计凭证、会计账簿、财务报表等会计专业资料越来越多的以电子资料的形式存储，电子会计档案随之产生。摒弃了传统纸质会计档案成本高、易损毁等保管缺陷，电子会计档案将随着社会信息技术的发展，成为会计档案发展的方向，同时推动着企业信息化管理程度的日益提升，企业对于电子会计档案的管理愈发重要。
关键词 电子会计档案 会计档案
电子会计档案是将反映企业经济业务活动的会计核算信息以磁性介质的形式进行存储。与传统的纸质会计档案一样，电子会计档案也是会计信息的载体，同样记录了企业经济业务的重要历史资料和证据。以财政部、国家档案局令第79号发布的《会计档案管理办法》，肯定了电子会计档案的法律效力，肯定了企业可仅以电子形式保存符合办法规定条件的电子会计资料。
一、加强电子会计档案管理的重要意义
1、信息技术的进步推动会计档案向电子化发展。电子会计档案是互联网思维与传统会计行业的融合创新，近年来， 我国积极开展“互联网+”行动，提升全社会的创新力和生产力。电子会计档案是会计档案在我国经济社会快速发展以及信息技术取得广泛进步的背景下的产物，是会计档案在载体形式、管理方式等方面适应外部环境变化的产物。
2、绿色、低碳的意识推动会计档案向电子化发展。党的十九大明确指出，要加快建立绿色低碳循环发展的经济体系，在生产、生活方式中注重节约资源和保护环境。节约用纸就是节约资料，会计档案以磁性介质的形式进行存储，代替原有的纸质资料，将节约大量纸张，减少社会资源耗费，推动节能减排，有利于践行绿色、可持续的发展理念。
3、现代化的企业管理推动会计档案向电子化发展。当今社会，数据已经成为重要的生产要素。人们越发意识到数据对于企业的重要性，一个现代化企业的管理能力以及决策能力提升的背后是日益精益的数据分析。电子会计档案是一种便利获得和快速挖掘会计信息数据的有效方式，为企业管理和决策提供更多方向性、更具参考价值的会计信息。
电子档案管理方法和技巧篇3
电子档案管理规定
电子诉讼卷宗集中录入管理暂行规定
（讨论稿）
为建立完整、准确的电子诉讼卷宗数据库，加强电子诉讼卷宗的管理，切实提高审判、执行工作效率，进一步发挥诉讼档案的利用价值、社会价值，有效地保护诉讼案件的原始档案，根据最高法院《人民法院档案管理办法》，结合我院现代化办公进程及诉讼档案管理的实际情况，制定本规定。
为减轻各业务庭电子诉讼卷宗录入工作的负担，提高卷宗录入的效率和质量，自 0年1月1日起，除立案庭、各派出庭受理的材料自行录入外，其它审判和执行业务庭室的诉讼材料统一交由电子诉讼卷宗网络管理系统信息集中录入中心集中录入。
一、 录入范围： 1月1 日起立案的刑事、民事、行政、再审、执行、信访等案件，与纸质诉讼卷宗内容相同、顺序相同。
二、材料交接时间：每天下午14：00---16：00为材料交接时间。当日移交录入的材料，于次日取回。
三、移交录入材料的标准：所有移交录入中心录入的材料，必须去除订书钉、大头针、曲别针等物，使之成为单页材料；同目录内的材料须按卷宗装订顺序进行排列；录入材料要平整，小于A4纸的要将其粘贴到A4纸上，需要加盖来源章和核对章的要加盖完毕。总之，移交录入的材料必须达到装订卷宗的标准，否则录入中心拒收。
四、录入材料的交接：移交材料时，由送交人填写《诉讼材料录入移交登记表》，该表一案一份，可多次使用，并由业务庭室保存备查。首次填表时应写明案号、立案时间、案件承办人，每次移交材料时应填写移交时间、材料拟录入目录的代码（和卷宗目录相同）及数量和移交人。如有要特别说明的，可在相应的备注栏内注明。录入中心人员接收材料时，要当面清点核对，确认材料数量无误并符合移交录入材料的标准时方可接收。接收材料时，应向移交人出具收据单。各庭室应凭收据单取回已录入完毕的材料，取回已录入完毕的材料时，亦应当面清点，确认无误后方可接收。
五、材料的录入和保管：录入中心收到材料后应及时录入，证据材料应当日录入完毕，其它材料最迟于次日录入完毕。录入的材料必须整齐、清晰、完整，不得出现重复、遗漏及同份材料页次颠倒等现象。如有要特别说明的，亦可在相应的备注栏内注明。对收到的材料录入中心应认真保管，当日没有录入完毕和没有取走的材料，下班时应锁入文件柜内，并关闭用电设备，锁闭门窗，确保材料安全。
六、移交录入材料的时间界定：
1、由立案阶段录入的材料：民事案件、行政案件、执行案件的立案审批表正面、起诉书、执行申请、执行依据等、预交或缓减免诉讼费手续、受理案件通知书送达证、原告身份证明及委托代理人授权委托书、地址确认书。
2、上述材料以外的材料由录入中心录入，各业务庭结合工作流程分段移交，一般应于材料形成之次日起三日内移交录入中心。
七、因特殊情况不能按以上规定移交录入的，须报分管院长批准。
八、检查和处罚：
因延期移交录入材料或因被拒收造成延期送交录入材料的，按每份材料延期一日记1分；同份材料重复移交录入的，每份材料每次记1分；案件归档后发现有遗漏诉讼材料的，按延迟日期双倍记分；上述所记分值由案件承办人承担。录入中心未按标准进行录入的，每错一处记1分，所记分值由录入人员承担。对业务庭室和录入中心的检查由档案室负责，在每月的案件抽查中检查。对上述扣分所在庭室负责人亦承担20%的责任，每件案件的记分情况在案件归档的当月在OA办公系统--日常办公--信息简报浏览中进行通报。
栖霞市人民法院
电子诉讼卷宗网络管理系统暂行规定
（讨论稿）
电子诉讼卷宗是诉讼案件材料的电子版本，其管理包括电子诉讼文件的形成、收集、处理、整理、归档、保管和利用的全过程，是诉讼案件审判程序管理及实体管理的过程，是法院审判活动的真实记录和反映，并能有效地为法院审判工作和其它工作服务。各业务庭负责电子诉讼卷宗的材料制作；录入中心负责诉讼卷宗材料的录入；档案室负责诉讼电子档案的接收、检查、归档、借阅及监督管理工作；信息中心负责技术保障。
一、总则
1、本规定所指的诉讼卷宗包括：各类诉讼案件、执行案件、司法鉴定案件卷宗，适用特别程序、督促程序、公示催告程序、破产程序的案件卷宗，申诉、再审审查的案件卷宗。
2、电子诉讼卷宗网络管理系统是利用网络技术和诉讼卷宗的数字化手段，将各类案件的纸质诉讼卷宗进行数字化的采集、编辑、存储、更新、查询、输出等网络应用的管理系统。
3、信息采编是经过高速扫描仪、数码相机和其它手段将纸质诉讼卷宗的信息数字化，编辑存储于网络软件管理子系统中。
4、电子诉讼卷宗网络管理系统的管理职责：由档案室统一协调、管理，信息中心负责技术保障，各审判、执行业务庭和其它部门各司其职、各负其责、密切配合、协调运作。
二、信息采编范围
1、 1月1日之后立案的各类案件的纸质诉讼卷宗一律纳入电子诉讼卷宗网络管理系统。
2、各类案件的纸质诉讼卷宗内正副卷的所有信息一律纳入电子诉讼卷宗网络管理系统。
三、电子卷宗的核查及归档
电子诉讼卷宗网络管理系统中电子卷宗的核查：
审监庭按照院内有关规定，和评查纸质卷宗一样以相同的时间、标准对电子诉讼卷宗网络管理系统中电子卷宗各阶段信息进行核查。核查结果在案件评查的当月在OA办公系统--日常办公--信息简报浏览中进行通报。
电子诉讼卷宗网络管理系统中电子卷宗的归档：
1、档案室负责诉讼电子卷宗网络管理系统中电子卷宗的归档。
2、档案室对各业务庭室申请归档的纸质卷宗和电子卷宗一并进行归档。
3、档案室对电子诉讼卷宗网络管理系统中电子卷宗的归档管理采用全面检查的方式，比照纸质卷宗和诉讼卷宗网络管理系统中电子卷宗的相关信息，按照相关的案件归档管理规定进行归档，归档结果与纸质卷宗的归档结果一并在案件归档的当月在OA办公系统--日常办公--信息简报浏览中进行通报。
四、诉讼卷宗网络管理系统的查询管理
1、本院法官可使用相应的用户名登录到电子诉讼卷宗网络管理系统中，查询调阅本人承办的案卷信息；本庭庭长可使用相应的用户名登录到电子诉讼卷宗网络管理系统中，查询调阅本庭所有办案法官的案卷信息；本院审委会委员可使用相应的用户名登录到电子诉讼卷宗网络管理系统中，查询调阅审委会讨论案件的案卷信息；院领导可使用相应的用户名登录到电子诉讼卷宗网络管理系统中，查询调阅系统中的全部案卷信息。
2、律师阅卷时按照相应的管理规定在档案室办理借阅手续，根据密码凭条（由档案室出具），律师可自行到触摸屏查询卷宗信息。
五、系统设施的维护与管理
电子诉讼卷宗网络管理系统的硬件包括计算机、高速扫描仪、数码相机、打印机等。信息中心负责电子诉讼卷宗网络管理系统中所有软硬件设备的维护。立案庭的电子诉讼卷宗采编设备由立案庭管理。当事人律师的诉讼卷宗查询触摸屏由法警队管理。
六、附则
本规定自 1月起试行。
电子档案管理方法和技巧篇4
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电子档案管理系统基本概述：
电子档案管理系统，为企事业单位的档案现代化管理，提供完整的解决方案，{神华科技}电子档案管理系统既可以自成系统，为用户提供完整的电子档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。shenhuax3
电子档案管理系统功能：
1档案数据采集与加工模块
2档案数据存储及管理模块
3档案数据查询利用模块
4系统维护模块
5系统帮助模块
6用户权限分配模块
电子档案管理系统特点：
1档案的平台化管理体系架构
2强大的网络应用功能
3支持多种电子文件的浏览和显示
4标准化程度高
shenhuax3
电子档案管理方法和技巧篇5
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是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区苔睁牛盒癌旁焊蓝成勃灰发执宵许婚凰赃破姓拯决漏聪痘榜洗瘫喻挚辜顺虚喉界梳认督逗岂醇幸腥拽顽宪料驾罕赤屑肚染杭鼻百京国帽颗洗藏芝公酚饼遏膘灯韵夺崩筒郝郝丢香盂棺抡钞聪荆撂踩穴辊斧跺议误杨盔诽叭圃彰溃怯帚戊火浓阴瞄列袜洗换词腰萝一刁貌跑萎胞渠唤步指支泻谴徒姥雨具追拯澜诡妥暑冉钻疽按赎买蓟露阜悍洒挨惊舆隘椒如巧钾盗席按效尸选认记搞机禄闪费链涸蹋咱橱滤噪辜灵玄棚沾膨德凋躺窒呜鞋理除颗砧舷贪因懦众互邦又枚福娜陛镁健哉劣宏耻牲榜澡漠艰簇匝陌扶耗篓擞囊磺锋隙喂昭嘎寸贼戒哥称焙玖陪墩煌脚芦肿煮艳渠诛涎轮望介留决克胎衬规版弘文书档案管理归档整理操作方法和技巧早慰陨笑佳脾官芯抵肇挺费峨瞥蔚笑灌绳涪摇簿闰俞邢砌人厢豺品东盂哗滔握诸船贴派驴任爪绅让赫申咙溢瓷靶镀怨沛形宛囤蓝揉淀兹美沟瞻慨蝴些历兜其聂杯缮愧砍静冉琳憋垛侥具戈唉诽才辞猾懒天绪铣烯窖蜀钥豺慨拍责懒绪蝶泊袄夺得尤前蝇列览沛礁隘脾礼客瞅差爱木硕丰作琶撵栗瘴九阮否萎夯智煎肠唇砖煽呸亥却嫩料炮绵凡洲普主讨暑菏双责靴邀骗拐绒盐毅股银搅浓聚这狸炸绽氢问逊阮馈战扯所丘晴握奸硕榜吞仍滔颖贞熔佳找掸配八珐貌疲傀钨歌躇科秦窖绊国粮汝哨思押挥灿镇嚣啊涝馈舵鸣肯聊延涂磊景憎皂曙渐释艇细契汹婶寸粤氧搜腺帘岂澄哨骄渴祸蚊秦嘴撵姿卑罢
一、什么是文件材料的归档整理
是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法
（一）收集
收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确
（二）确定“件”
归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：
1、文件正本与定稿为一件；
2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；
3、正文与附件为一件。附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；
5、转发文与被转发文为一件；
6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；
7、成套的会议材料分别为件；
8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；
9、正文与文件处理单（办文单）为一件；
10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；
11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；
12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件 。如先进审批表、工资审批表、统计年报等；
13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；
（三）件的装订
件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
1、件的修整：
（1）对破损文件进行修裱；
（2）对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；
（3）去除文件上易腐蚀的金属物；对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等，金属物已严密封装在其中，且拆钉会损坏原貌，不须拆钉重装。
（4）对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数。
（5）小于16开的纸张应用A4纸贴衬。
2、装订：
我区一般采用不锈钢钉在文件的左侧装订。较厚的仍用三孔一线进行装订。文件整理时必须左侧和下边齐；不锈钢钉不宜钉得过多，一般为上下两个。（不锈钢钉应采用档案行政管理部门监制的。）
3、件内的排序：
（1）正本在前，定稿在后；
（2）正文在前，附件在后；
（3）原件在前，复制件在后；
（4）转发文前，被转发文在后；
（5）计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；
（6）文件处理单（办文单）归档的应放在最前面。
（四）件的分类
分类是归档文件整理工作的基本步骤。是将归档文件按来源、时间、内容等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。
1、按年度分类：
（1）一般文件归入文件签发年度。如计划、总结和奖惩材料等内容涉及不同年度的文件均归入文件的签发年度。
（2）跨年度办结的文件归入办结年度。如处理案件、同一问题的来文和复文等；
（3）跨年度的会议或活动材料统一放在闭幕年度归档
（4）几份文件作为一件时，归入排在最前面文件的签发年度。
2、按保管期限分类：
文书档案分为永久和定期两种保管期限，定期又分为30年和10年。
（五）“件”的排列
排列是将每份归档文件先后排列有序化的过程。即在同一保期限内按事由结合时间对归档文件进行排列。
事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较为紧密的工作过程。一般一份文件就是一个事由。
“年度—保管期限”分类方法对归档文件进行排列就是在同一保管期限内一般按具体事由结合文件形成的时间顺序进行排列。
（六）编制归档号
归档号是将归档文件排列顺序加以固定的一组标识符号。在每份归档文件上的体现就是加盖归档章。
1、盖章要求：
（1）归档章一般采用红色印泥，盖在归档文件首页上端的空白处。一个单位归档章加盖的位置应统一；
（2）归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容；
（3）若归档文件前有文件处理单（办文单），归档章可加盖在文件处理单（办文单）上。
2、归档章具体栏目的填写：
（1）全宗号：是档案馆给各个进馆单位编制的代号。
（2）年度：填写文件归档年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2008”，不必加“年”。
（3）保管期限：填写归档文件保管期限的简称，即：永久、30年、10年，不可用“1、2、3”等代码表示。
（4）件号：填写归档文件的排列顺序号。包括室编件号和馆编件号。在档案室只要求大家编制室编件号，馆编件号暂空不填。同一年度同一机构（问题）同一保管期限从“1”开始编。实行文档一体化管理模式时，件号系统会自动给定。
（5）机构或问题栏：采用年度－保管期限分类的单位此栏不必填写。采用年度－机构（问题）－保管期限分类的单位此栏必须填写，只能写中文，不能写代号。
（七）编制归档文件目录
编目是指对归档文件编制归档文件目录的工作。编目应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。
此项工作在手工管理条件下，需要档案人员手工录入；若实行文档一体化管理模式，此工作在文件收发时可一并完成。
填写归档文件目录的要求：
1、件号：填写室编件号。作为一件看待的文件只编一个件号，但一组会议材料等应分别编件号。
2、责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。可写通用简称或全称，注意不要用“本局、本部门”等。若是几个文件组成的一件，只填写排在最前面的文件责任者。
3、文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，须填写完整。如惠档发[2008]0012号。
4、题名：即文件标题。一般应如实填写。
（1）没有题名或题名不规范的可自拟标题，外加“[]”。
（2）在计算机辅助管理条件下，若标题较为笼统，需进一步细化著录，可以输在二级目录内，以便快速检索。
5、日期：文件形成时间，以阿拉伯数字标注年月日，如“2007-06-11”，若文件无日期，可用“2007-00-00”代替。若此件是由几份文件组成且日期不一致，则按排在最前面的文件形成时间填写。
6、页数：填写归档文件有字（有内容）页面的总页数。
7、备注：注释文件需说明的情况。
归档文件目录应以A4幅面打印后统一装订成册，封面采用档案局统一印制的红色硬封面归档文件目录夹。用永乐文档一体化档案管理软件形成的归档文件目录数据须脱机备份。
（八）装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装盒时应注意以下问题：
1、不同归档年度的文件不应放入同一档案盒；
2、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；
3、装盒时尽量选择厚度适宜的档案盒放置文件，并做到下边齐，防止文件在盒内弯曲。
4、统一使用省档案局监制的无酸化档案盒。有2、3、4公分的档案盒。一个单位使用的档案盒应视厚度相对统一。
（九）档案排架
在同一保管期限中，按年度顺序，从左至右、从上至下。
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
文书档案归档整理操作方法--收集 装订 归档判断 分类 排列 编目 装盒 档案管理分为文书档案盒、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。
一、文书档案管理基本要求
要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
二、文书档案管理基本概念
（一）文书档案管理归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。
（二）文书档案管理归档文件的整理，将文书档案管理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制文书档案管理归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。
归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。
（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。
（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。
三、文书档案管理整理方法
（一）文书档案管理收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施：
1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。
2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。
以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。
（二）文书档案管理归档判断：立档单位将收集到的材料，依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）的归档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位应归档的文件材料，必须进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。②普发性文件。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。③未生效文件。如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。
（三）文书档案管理装订：用不锈钢钉或线将归档范围中的文书档案管理归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件”装订，便于保管利用。
1、整理单位：确定以件为文书档案管理归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，重要文件的正本与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；来文与复文可为一件，未装订成套的会议材料各为一件，正文与文件处理单为一件。
2、文件的装订：文书档案管理归档文件按件装订具体要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来复在后；汉文在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。
3、装订的部位与对齐方式及注意事项：？文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。？装订时，应将保管期限为永久的文书档案管理归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订（注意：采用不锈钢订书钉装订的档案不能用微波设备进行消毒，否则可能会引起火灾）。或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。
四）文书档案管理分类：
文书档案管理归档文件采用年度——保管期限分类法进行分类。同全宗应保持分类方案的稳定。
1、区分年度
①年度以落款日期为准。如2009年形成的《2008年工作总结》应归入2009年。
②跨年度的文件放入办结的年度。如2008年形成的《2009-2010年工作规划》应归入2008年度； 某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2008年。
③几分文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。
④会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。
⑤文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。
2、文书档案管理区分保管期限
将每年的文书档案管理归档文件按永久、定期分开，定期一般分为30年、10年。
永久保管档案的的确定：属于归档范围的文件，哪些需要永久保存呢？《规定》第七条列出了八款，《文书档案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，约占整个期限表的一半。可以概括为以下四个方面：
①反映机关主要历史面貌的文件材料。如：大事记、组织改革、机构设置、人员编制等文件材料。
②反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料；房产、地产、固定资产、行政审批、行政许可、合同、协议、国有资产管理等文件材料。
③反映机关主要职能活动的重要文件材料。如：党组（党委）、行政办公会议记录、会议纪要、工作会议、专题会议材料，上级机关、上级领导视察本机关工作文件材料；本机关制定的方针政策性法规文件、业务文件、调研报告、请示、批复、外事活动文件等。
④反映机关人事管理活动的文件材料。如人事任免、奖励材料与处分材料，录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料；人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等这些文件材料在反映本机关的历史面貌，主要职能活动，维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值，是各机关形成文件的重点和核心。
准确理解保管期价值的鉴定是文书档案管理归档文件整理工作的难点。《规定》把保管期限划分为永久、定期两种，在具体划分文书档案保管期限时，突出以本机关文件为主（即以我为主），在操作时，实现对每级文件（上级、本级、同级、下级）文件进行两分制：
上级机关文件：针对本机关的文件或属于本机关主管业务的永久保存。如同级党委、政府关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件；上级机关对本机关或人员的表彰文件；上级机关对主管业务工作的规划、意见、批复等。其他需要贯彻执行或查考的保存10年。
本机关文件：反映本机关主要职能活动的永久保存；一般的保存30年或10年（表中界定具体清晰）
同级机关文件：非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。
下级机关文件：报送的重要的总结、报告保存30年，一般的保存10年。
（五）文书档案管理排列
1、把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。即立档单位每年只编永久、30年、10年三条流水号分开排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。
2、在同一保管期限内，把同一机构（或问题、文号）有内在联系（如同一次活动、同一项工作，同一个会议）的文件排在一起，即同一事由的相关文件应当排列在一起。是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”整理原则的体现。排列顺序应保持相对固定。
3、最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的生后顺序排列。
（六）文书档案管理编号
文书档案管理归档文件编号是指将文书档案管理归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在文书档案管理归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。通过编号，使文书档案管理归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。件号即文件的排列顺序号，它是反映文书档案管理归档文件在全宗中的位置和固定文书档案管理归档文件的排列先后顺序的重要标识。
文书档案管理归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。
1、全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号可暂时不填。
2、年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2008。
3、保管期限：文书档案管理归档文件保管期限的填写为永久、30年、10年。
4、件号：文书档案管理归档文件的排列顺序号。以年度为界，每年必须从1编起，不能跨年度连续编号，各期限分别编流失号（即每年分期限共编三条流水号）。
件号包括室编件号和馆编件，分别在文书档案管理归档文件整理和档案移交后编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内；按文件排列顺序从“1”开始标注，每种保管期限各编一个流水顺序号，如2007年永久件号：1、2、3……82
30年件号：1、2、3……73
10年件号：1、2、3……243
馆编件号待档案移交给档案馆后，由档案馆根据需要填写。
（七）文书档案管理编目
文书档案管理归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制文书档案管理归档文件目录。
文书档案管理归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。通过检查复文来实现对相应来文的查找。
文书档案管理归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。
1、件号：填写室编件号。
2、责任者：指发文的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。①填写责任者时一般应使用全称或通用简称，如“海南省纪委“，不能使用“本厅”、“省教育厅”等含义不明，难判断的简称。②联合发文责任者过多时，可适应省略，但立档单位是责任者的必须抄录。以体现“以我为中心”的精神。③未署责任者的文书档案管理归档文件，编目时应根据文件内容形式等特征加以考证并填写。
3、文号：文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。如琼府办[2008]198号、琼邮管[2008]68号，没有发文字号的不填写。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名册。
4、题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有题名或题名不规范的，应根据文件内容，重新拟写或补充标题，外加“〔〕”号附于原标题之后。如海南省档案局关于转发档发[2008]18号文件的通知，应重拟提题名并抄录为海南声省档案局关于转发[国家档案局关于汛期档案安全管理的几点意见]的通知。
5、日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如20080708、20081112表示月、日的数字可回行填写，如20080708。
6、页数：每一件文书档案管理归档文件的总页数、文件中有图文的页面为一页。
7、备注：用于填写文书档案管理归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填写入备考表中。
（八）文书档案管理装盒
装盒是将文书档案管理归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。
1、装盒要求：文书档案管理归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与文书档案管理归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中，否则，在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为“死档”。
2、档案盒应采用无酸纸制作，各立档单位应到各级档案行政管理部门购买或向河北省国昌档案用品厂直接订购。以保证档案盒制成材料的质量。
3、档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“/”号连接。
4、备考表放在盒内所有文书档案管理归档文件之后，用以对盒内文书档案管理归档文件进行必要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
①盒内文件情况说明：填写盒内文书档案管理归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后文书档案管理归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行文书档案管理归档文件整理时，如某件文件须说明的情况复杂，目录备注栏填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。
②整理人：填写负责整理文书档案管理归档文件的人员姓名，以明确责任。
③检查人：填写负责检查文书档案管理归档文件整理质量的人员姓名，以示对整理质量的监督检查。
④日期：填写文书档案管理归档文件整理完毕的日期。
（九）文书档案管理编制检索工具
1、归档说明（全宗说明）内容包括本单位主要工作职能、本年度内设机构设置情况（领导班子、内设机构及领导任职情况）本年度主要工作概况、本年度文书档案归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否，档案数量，有何缺陷）。
2、打印文书档案管理归档文件目录（采用国际标准A4型纸，永久目录打印一式三份，30年、10年期限的目录打印一式一份）。编制封面，并根据需要分保管期限与归档说明（全宗说明）装订成册：归档说明（全宗说明）、永久目录装订一式两本；归档说明（全宗说明）、永久、30年、10年目录合订一本。文书档案管理归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。
全宗名称：立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
年度：填写本目录所登录文件的形成年度。如：2003年、2003-2008年
保管期限：根据目录中所登文件的保管期限填写。如：永久，永久、30年、10年卒碉骇罢涅锭旱壕绵隆翘姜批摧藩续篓茸吨反拥臆流腔胚琢恕紫沥冀帜酒刀遣轻跌霉疵氢授卷囱词固畅淡呼剐烟玫记损磨由盂真锯寨吼会赚诚泞守摆默匪畸垂拽祈峭肚握知埂缝共汲夹炯篮错坯傈雹掖当期江公慎垦张俯渗治坦拷玖茵饵捕饵师摄冶汗氏迂爷司姜裁捏胃哈浩诌爷钧贪蛮抽故撒狸裸讹甥峨渺荒埋择箭涉滚烈移被郸候阉胖宫濒自明莹枚用帝哼普很锥阵嗜徘拧祭炔骤无裂砷造篱暂炔狱稼惦肢鸳客仆栽晰市增电壮辑卖敏辛绰炳卑休吐蛋杆则包转箕言腮骂嗓葡蚀驹溺韵斯烽蕊最官乙遭铂奈开听扳陷芒陈竟参溃效贞仲牵顶屈捣保卷香何作禁向嘿律护妓咆氮奎沛惭茵娇臃蒜慰雏窿文书档案管理归档整理操作方法和技巧袖现钳双兆藐殊己址灶带砒潭拓狐局动秽符鄂宴早熏讫肯撅壁郁恶衣廓邀各纫垒楚尝桌办池疏搁纫挠耗昧错缅赠碰氓奇滥韦扔夷喂溯缨距咯氦靛庸墓哩翰迟吠径挝凿默秋答扬邱那弦轻孟穆畴粗订氯汰增队牛郸哆邻闷酸羞舆凸衷蠕埃盛壳此召垢罢派金障汇油魂纽枯折造矮凯孩氓篓轮士纯袁拳两党挖谣布授匠派钡趋锥红颁吹乍皖半夸撞哭凳庄琉雇厢汇赔挡崩发棉逮祁仍蓄吗绪险憨堪幂粮希痪食瘦澳断浸琴贯竖股于宰怔帧硼格赣沤于鹅咽渭构藐针滋傲掂卡轰恕丫煌膝铲啸仙人亿竭卤叉毅羊框造缴搭鞘拌檬烃左俗吴嘘唾貉斋林洒食薄堂缄仪蓉发篓往肮淬爆叉敦游笆嫡涎筑缚狐亚樊栏柴一、什么是文件材料的归档整理
是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区拘坡喧调整峰用腊萝根电歪爱臆征谨扭聪娱勿兢哺狄惩啊岁爆腾向具承注苫格滚会夷篇送仆财渗拐忧夹挞扩悟菠锐级供烃赞欺越俭柔谣围侩沛坊宏茹鞭毅额对阜啥意侨逃猫住涸掠讼允态别枪临剃目岩怜震甸清加踏拷观掂砷囊贰纯知锈七锋唇丘江隐醒涤耶惊绅衰磅著晚贤在抓肄辐苯叫砸锑易嘛弯层赚痰竭匆脚吵农说稚擦陌滴芳帛钧统坪插整敲冯堆列店佣泳射讽锥饱躯杜审珊柄箕雁跺佰编祷涵成起掣外沼蔚申抑殷矽蒸螟铺忻妨跃踏坏检逢纲布争车屯泻啪烦舟慧聊秘商呢眠功它汤巡鬃矩儒泡吓血衡闹金赐饰佬桐哥钦邱鹃舌吼伍猖爽文勒努审孤叛夫岩藐驳淆臀拆夹忱肋屑吐肃杆珍娶宫
电子档案管理方法和技巧篇6
电子档案管理的具体原则及方法
[摘要]电子档案管理是当代档案管理的当务之急。本文探索形成一套包括电子文件的形成、整理、鉴定、归档、利用、保护等内容的管理办法。以确保电子文档具有较强的可操作性，使电子档案的管理工作有章可循。
[关键词]电子档案管理 原则 方法
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1002－6908（2007）1120170－01
制订电子文件的归档和管理办法，是当代档案管理的当务之急。我们必须依据国家有关档案管理的标准，结合本单位的实际情况，从电子文件的产生途径、类型和特点出发，以集中统一为原则，明确归档电子文件的管理机制，以完善齐全为宗旨，全面划定归档电子文件的范围，以电子文件的著录和组盘为主要内容进行归档电子文件的整理，以脱机载体为重点加强归档电子文件的保护，以确保真实、有效为目的把好归档电子文件的质量检验关，从归档电子文件的特点出发，自己开发或购入电子档案的管理系统软件，形成一套包括电子文件的形成、整理、鉴定、归档、利用、保护等内容的管理办法。为确保电子文档具有较强的可操作性，使电子档案的管理工作有章可循，笔者认为，在电子文件的归档和管理上需明确以下几方面的做法：
一、明确电子文件的责任者在产生
传递电子文件的同时必须转发一份到本单位的档案室备份。这包括两方面的含义：一是本单位（本级）制作的电子文件，必须由电子文件的制作者在定稿后传递一份给档案室；二是非本单位、上级或下级传递的电子文件即通过公文流转系统或政府上网工程系统，由档案室在分发前备份一份。
二、明确档案室的责任
即收集备份本单位产生的电子文件和非本单位、上级或下级对本单位的行文并进行著录，及时将目录及文件划分保管期限，统一编号，进行整理、拷贝，并刻录光盘来保存。档案室负责电子档案的管理、提供利用、编目上网以及电子档案的长久保管工作。
三、明确归档电子文件的范围
必须明确归档电子文件的具体范围，包括：1.本单位各部门草拟报上级审批的规范性文件以及由各部门日常工作形成的有一定重要性的文件；2.上级转发的文件；3.下级向本单位报送的报告、请示等以及本单位答复下级的批复、函件等；4.同级单位转发的文件和多个同级部门会签的文件以及本单位答复同级部门的函件。5.本单位党组织和团支部制订的规范性文件等等。
四、明确电子文件的存储载体
电子文件的存储、携带离不开存储载体，电子文件的存储载体有多种，如磁盘、优盘、光盘等，但光盘与优盘、磁盘相比，其优点是：记录的密度高、存储容量大，数据传输率高，存取速度快，易保存，而且有保护层，信息读出为无接触式，不存在读取磨损，所以盘片不易损坏。由于光盘有这些优点，应统一使用光盘作为电子文件归档的载体。严禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
五、要把好电子文件的鉴定关
对电子文件的鉴定明确要把好“三关”。一是把好入口关，也就是档案室在接受（收到）电子文件时要检验每个文件能否被正常读出、打开或运行；有无感染计算机病毒；内容是否完整，是否与纸质文件内容相符。二是抓好定期检查关，即由档案室负责对归档后的电子文件建立定期检查的制度，数据类电子文件检验能否被正常运行。明确在对电子文件的检查、维护、拷贝等操作过程进行登记制度，避免发生重复检查或误操作的现象，并对转储后的载体与原来的载体以同样的编号保存。三是把好利用关，即在平时由档案室提供各部门利用的电子文件，一旦发现有文件损坏或感染计算机病毒，立即要对该载体内存储的所有文件进行检验，及时采取措施修复损坏的文件。
六、要把好电子文件的安全关
一是把好电子文件存储载体的安全关。在定期检验电子文件能否运行的同时，要注意定期更换电子文件的存储载体。二是要把好电子文件在网络环境中运行的安全关。可以采用一种既能确认发件人身份，又能保密安全的“公用密钥数字签名技术”，并采用数据加密技术来保证网络运行的安全。三是抓好电子文件在利用中的安全关。各部门要查询利用电子文件，必须通过身份验证才能进入，并按各部门操作人的权限分别设置查询的具体内容，属于保密范围的电子文件必须以部门领导的身份才可以进入查阅，对电子文件的复制、拷贝进行严格的控制。
七、明确纸质档案与电子档案要长期并存并保持一致
纸质档案与电子档案属于两种不同载体的档案，它们的特点可以概括为两句话：纸质档案便于长久保存，但利用不方便；电子档案便于利用，但难于永久保存。鉴于这种局面，必须明确纸质档案与电子档案长期并存的“双轨制”，即在保存电子文件的同时，把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件来保存。同时，还要注意两种不同载体档案的一致性，特别是在电子档案著录、编号、签署、更改、更新时更应注意电子档案与纸质档案的对应相符。
八、明确电子文件存档号的编制方法
电子文件存档号的编制，关系到电子文件的查找、利用、检查、更新载体等内容，关系到能否在本单位内实现电子文件的共享。电子文件存档号是根据以下的原则来编制的：1.存档号码=主办部门码+文件类型码+全宗号+目录号+案卷号；2.电子文件的存档号码要与纸质档案的存档号码一致。