孙赞玉 / 上海大学上海美术学院
移动办公意味着组织中的成员可以协同工作，可以远程参与，不受物理空间的限制，最大限度地提高组织成员的效率，帮助高效地实现组织目标。移动办公产品的发展至今经历了三个发展阶段 ，第一阶段主要以流程审批为核心，以办公自动化、流程审批、文档管理为主要功能的OA软件时代。第二阶段以任务管理为核心，第三阶段以通信和协作为核心。目前移动办公产品用户的需求正处于协同需求阶段，即个人和部门之间需要更加及时的支持和配合。[1]移动办公产品实施的关键在于用户的需求，然而用户的需求不是一成不变的。与马斯洛的人的需求层次理论类似，随着协同办公应用的深入，用户的需求将向更高层次进化。除了产品的功能设计外，产品的色彩定义是提升用户体验的重要环节，各移动办公产品在用户视觉与操作习惯上不断更新迭代，如产品在视觉上通过色彩搭配、更合理的功能分区让界面更加美观，通过不断探索新的交互方式让用户体验更顺畅[2]。
马斯洛需求层次理论是行为科学的理论之一，由美国心理学家亚伯拉罕·马斯洛在1943年在《人类激励理论》论文中所提出。他认为，人的需求按照层次依次分为生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我实现需求，一般来说，人们在满足低层次的需求之后会向高一层次的需求发展 。因此，一个用户体验好的产品在满足用户基本需求的同时也要考虑为用户带来更高层次的产品体验[3]。因此，在分析了移动办公产品的已有功能基础上，结合马斯洛的需求层次理论，将移动办公产品用户群体的办公需求分为基本办公需求、高效办公需求和情感办公需求（图1），具体分析如下：
图1 马斯洛需求层次理论（图片来源：网络）
基本办公需求。办公期间的工作联系方式包括信息传递、会议和文件集成服务。整合所有渠道，加强团队交流，加强合作。
高效办公需求。工作环境中有很多沟通的情况，常常要同时使用邮件、知识工具等多个应用程序，频繁地切换应用程序会浪费大量的时间和精力。需要将企业的各种沟通场景与可以利用的第三方工具结合起来，有效提升用户工作效率[4]。
情感办公需求。在繁忙的工作中，人们需要有一种感情上的互动，以增进他们的满足感、愉悦感和舒适感。所以企业办公除了工作效率之外，还要注重员工的情感诉求。且用户需长时间使用办公产品，眼睛的抗疲劳性需重点关注，除了交互设计上的流畅性，产品的视觉色彩应用是缓解用户眼睛疲劳、满足用户情感需求、提升用户体验的重要因素（图2）。
图2 移动办公产品用户需求层次（图片来源：笔者自制）
3.1 飞书主要功能界面交互设计分析
飞书当前主要分为标准版、企业版和旗舰版；
针对不同量级组织做差异化设计；
针对中小企业，提供更大容量、更多功能和原厂服务，包括工作台定制、企业效能顾问等。旗舰版主要针对大型企业，提供适合大型组织的数据安全级组织架构解决方案、企业文化整体落地方案，是三个版本中最强大最完整的功能集合体。本次以旗舰版作为例进行分析，其功能页面包括消息、日历、云文档、视频会议、邮箱、工作台、通讯录、更多功能、个人中心信息界面，不同的界面都会有不同的色彩来标识。以下选取其中主要功能的界面交互做详细分析[5]。
3.1.1 云文档功能界面交互分析
在线文档多人实时编辑对于移动办公产品来说是必备功能，飞书在线文档功能的特点在于可在文档内评论或者批注，同时用户可在文档中@协作者，协作者会同步收到消息提醒。可查看文档的历史修改记录，并且文档创建者可从多维度设置协作者的权限，如评论、共享、离线编辑、创建副本、打印、导出、复制等权限。且文档信息中支持查看字数统计和互动统计，如访问人数、访问次数、点赞总数等；
云文档功能下还包括一个特色功能即“云文档助手”机器人，当用户文档被分享或被点赞、评论后，会给用户提示；
且会总结昨日点赞次数在次日推给用户，此处的交互设计会让用户感受到自己的被关注度、以及自身工作价值的体现，会给用户更多正向激励[6]。
3.1.2 会议功能界面交互分析
区别于钉钉与企业微信，飞书将音视频会议合并，用户可在会议中自行选择开启或关闭视频；
缩短了启动会议的链路，更加高效便捷。会议弹幕与字幕：会议弹幕首先满足了在无法视频与语音的情况下参与会议的需求，同时增加了会议的互动性，让参会人员在会议中积极讨论，头脑风暴。[7]会议字幕功能的出现能够帮助用户时刻清楚会议的内容与进程。且会议功能增加了音频转文字功能，在会议、培训、访谈等不同场景下，帮助用户会后高效整理会议纪要、沉淀会议重点内容，助力提升用户工作效率。
3.1.3 消息功能界面交互分析
此功能主要通过私聊与群聊的方式进行沟通交流，并且通过应用及机器人进行相应的通知提醒，比如会议提醒、日程提醒等。飞书的消息功能聚焦在消息的极致“降噪”：用户可单独针对某一条信息进行回复，避免多个话题讨论产生错乱；
同时拥有快捷表情回复功能，减少了消息刷屏。消息高效触达：通过“语音＋文字”“纯语音”“语音转文字”3种语音模式，满足发信息方语音输入的沟通场景。[8]同时，飞书在语音信息中加入了进度条的交互设计，面对大段语音，用户可以通过拖拽快速定位关键信息。用户可使用“PIN”功能对群聊中的重点信息进行专区展示，群内所有用户也将收到Pin提醒。对于紧急且重要的信息，用户可通过加急功能，对信息进行加急操作。
3.2 飞书视觉色彩运用分析
3.2.1 色彩对于产品用户体验的重要性
颜色是视觉设计中一个非常重要的因素。首先，视觉色彩是传递产品识别和记忆的重要媒介，对使用者的整体使用体验起到了很大的作用。除了从整体上看，颜色对使用者的感官有很大的影响，在功能层面上，颜色的选择也会让使用者的使用体验变得更好。另外，拥有品牌认可度是一款成功的产品追求的目标，也是使用者对其品牌内涵价值认可度的一种体现，而 B端的公司服务类产品，其颜色的选择也会影响到消费者的品牌意识，进而影响到消费者的使用体验[9]。
其次，色彩在用户的行为引导、情感传递中也有着重要影响 。在产品的交互设计中色彩起到了重要的引导作用，提升用户体验的关键一点在于用户可以在既定场景下更加轻松地找到与产品交互的机会，使整个操作流程更流畅，比如输入信息后通过绿色和红色给予正确和错误反馈、通过区分不同颜色按钮引导用户快速作出选择等。随着用户需求的不断提升，产品功能更倾向于满足用户内在的精神需求和心理需求，色彩作为用户接触事物后的第一感受，往往会在此时产生较深刻的印象，比如蓝色给人以信任、安全的感觉，红色给人以活力、热情、自信的感觉，不同颜色所具有的色彩感情，带给用户的感受也各不相同，都蕴含着各自意义和给予用户不同的情感表达[10]。
3.2.2 飞书产品中色彩的具体应用
飞书以蓝色作为主视觉颜色，蓝色被视为信赖、专业可靠的象征，同时作为天空的基本色，给人专业、自然之感。与此同时，蓝色也是数字科技的色彩主旋律，是大众对科技的色彩认知，这也非常符合飞书信息连接、助力团队无缝协作、推动先进工作方式的企业服务的产品定位及面向B端的行业属性。绿色的加入，也为品牌增添了平衡与生机，蓝色与绿色的双色搭配组合构成了飞书专业且充满活力的独特表达。此外在主视觉颜色之外，飞书也通过更多的辅助色彩探索视觉上与各行各业适配的无限可能，以提供更多个性化体验为更多行业和领域赋能。除此之外，飞书也在情感化设计上带来了新的更优体验，PC端上线了主题换肤功能，分别可选经典蓝色皮肤模式、简约派黑灰色模式，以及深色模式；
在深色模式下，界面背景得到弱化，能够帮助用户专注于浏览内容，降低眼睛疲劳的同时也给暗光环境下的使用者带来了更好的体验（图3）。
图3 飞书产品色彩应用（图片来源：网络）
通过对主流移动办公产品的分析、以及飞书产品界面功能交互设计、视觉色彩应用的分析，结合以马斯洛需求理论[11]为基础提出的移动办公产品用户群体的分层需求，对移动办公产品的体验优化提出以下建议：
4.1 简化复杂交互流程，提升功能易用性
提高使用者的使用体验，最重要的是产品的交互设计具有足够的流畅性。PC端拥有超大型的显示屏，具有灵活的鼠标和键盘互动方式，功能也更多样、复杂，使用者可以使用鼠标来实现多种操作。在手机应用程序的交互操作方面，要充分体现用户至上的理念，遵循一致性，允许用户使用快捷键，提供信息反馈，设计对话，提示任务完成，避免错误并帮助用户快速修复错误，允许用户“撤销”，让用户有一种掌控快速响应系统、减轻短期积极压力的错觉[12]。
4.2 加入情感化交互设计，提升用户办公愉悦性
产品应该在满足用户可用性和易用性的基础上尽可能地实现愉悦性的体验。随着年轻一代用户进入工作岗位，他们的工作态度和对企业文化的感知也发生了一些改变，年轻人想要在工作中保持一种更加有效、更加有趣的沟通方式，而在工作环境中，只限于文字交流、文档协作，会显得有些无聊。应该在信息功能页面加入适当的聊天辅助工具，如符合工作场景的表情包；
在工作的不同时间阶段、节日、员工生日等节点给予更多情感化设计，比如通过空白页的视觉图案、文字给予肯定、鼓励、关怀及价值认同；
同时可适当设置数据化的反馈设计，让员工感受到可量化的反馈，增强工作价值感[13]。
移动办公产品一直秉承着帮助企业提升办公效率的产品理念，且随着近几年的发展和市场同类优质移动办公产品的竞争，移动办公产品在组织协作、效率提升的体验上都有了明显提升。随着协同办公应用的深入，移动办公产品个体用户的使用体验也尤为重要。本文通过马斯洛需求层次理论分析总结出企业用户办公的深层次需求，通过分析优秀移动办公产品的交互设计、视觉色彩对于用户体验的影响，进而对移动办公产品用户体验设计提出优化建议，本文希望对移动办公产品的发展起到积极的促进作用，未来的移动办公产品在功能设计上更注重用户的办公需求和心理需求，更加注重用户的愉悦、轻松、高效、便捷的移动办公体验。
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